Aus aktuellem Anlass möchten wir euch bestmögliche Hilfestellung geben, wie ihr notwendige Daten zur Beantragung des Kurzarbeitergeld aus gastromatic beziehen könnt. 

Im Leistungsantrag zur KuG 107 wird unter Punkt 6.1 und 6.2 nach verwertbaren Zeitkontoständen, wie dem Resturlaubsbestand und dem Arbeitszeitguthaben gefragt. Im folgenden wird erklärt wie ihr euch diese Daten zum aktuellen Datum ziehen und errechnen könnt. Hierfür benötigt ihr zwei Exporte aus gastromatic, den Mitarbeiter-Export und den Einfach-Export. Anschließend ist es ratsam eine Excel-Tabelle zu erstellen, in der ihr die entsprechenden Daten zusammenführt bzw. den Mitarbeiter-Export aus gastromatic um einige Spalten erweitert. 

1.) Einfach-Export

Geht zunächst in die Auswertung und wählt als Zeitraum den 01.01.2020 bis zum heutigen Tag aus. Ladet alle Daten und wählt anschließend über die Aktionsleiste Export -> Excel -> Einfach-Export aus.

Im Einfach-Export wählt ihr alle Daten inklusive des Arbeitszeitkontos, aber ohne das Urlaubskonto, aus. Beim Punkt "Einzelne Daten pro Mitarbeiter" wählt ihr am besten "Nein" aus, das erleichtert euch später das filtern.

Speichert euch den Export ab, da ihr ihn für Schritt 3 benötigt.

2.) Mitarbeiter-Export

Um alle aktiven Mitarbeiter mit ihrem Jahresurlaubsanspruch und dem Resturlaub aus 2019 zu exportieren, könnt ihr euch einen Mitarbeiter-Export über das Mitarbeitermenü ziehen. Diese Funktionalität ist allerdings dem Super Admin und den Administratoren vorbehalten. Bevor ihr den Export zieht, solltet ihr euch nochmal vergewissern, ob ihr den Jahresübertrag schon vorgenommen habt, damit auch der Resturlaub aus 2019 im Export erscheint.

Anschließend öffnet sich ein neues Fenster. Wählt hier "Daten der Mitarbeiter exportieren (gefiltert)" aus, um lediglich die aktiven Mitarbeiter zu exportieren.

Im nächsten Schritt wählt ihr, welche Daten eurer Mitarbeiter ihr exportieren möchtet. Folgende Daten reichen hierbei völlig aus:

3.) Daten aus dem Mitarbeiter-Export und Einfach-Export zusammenführen

Verwendet den Mitarbeiter-Export und blendet oder löscht die Spalten, die ihr aktuell nicht benötigt raus, um den Überblick zu behalten. Fügt stattdessen neue Spalten hinzu, um eure Berechnungen durchzuführen. Das könnte beispielsweise wie folgt, in gelb markiert, aussehen: 

In der Spalte für "Jahresurlaubsanspruch" und "Resturlaub 2019" fügt ihr eine simple Summenfunktion hinzu, in der ihr die Werte zusammenrechnet. Im Feld "genommene Urlaubstage" tragt ihr ein, wie viele Urlaubstage der Mitarbeiter bis einschließlich heute als bezahlt genommen eingetragen hat. Nehmt euch hierfür den Einfach-Export zur Hand und wählt hier das Datenblatt mit allen Mitarbeiterdaten. In den einzelnen Datenblättern pro Mitarbeiter muss nun nach den bezahlt genommenen Urlaubstagen zum entsprechenden Datum gefiltert werden. Wechselt hier auf den Reiter "alle Mitarbeiter". Markiert die Spalte mit den Überschriften und schaltet die Filter in Excel an. Unter "Typ" filtert ihr nach U (b). Anschließend filtert ihr den jeweiligen Namen des Mitarbeiters und notiert euch die Anzahl. Tragt diese in der entsprechenden Spalte des Mitarbeiters im Mitarbeiter-Export ein.

In der dritten neu angelegten Spalte des Mitarbeiter-Exports (Resturlaub zu heute) erfolgt wieder eine simple Berechnung:
(Jahresurlaubsanspruch + Resturlaub 2019) - genommene Urlaubstage zu heute

Das "Arbeitszeitkonto zu heute" könnt ihr der Übersichtsseite des Einfach-Exports entnehmen.

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