Um sich in der Mitarbeiter-App anmelden zu können, müssen zunächst die Voraussetzungen für die Nutzung erfüllt sein.
Navigation
Voraussetzung & Login
Um die gastromatic-App nutzen zu können, müssen zunächst die Voraussetzungen 📖erfüllt sein. Die App kann auf dem Smartphone, Tablet oder Computer genutzt werden. Für die Nutzung auf dem Smartphone (Apple oder Android) werden folgende Betriebsversionen vorausgesetzt:
iOS 15.0
Android 8.0
Um die App auf dem Computer zu nutzen, gibst du im Browser die URL mobile.gastromatic.de in die Suchleiste ein.
Sobald du die E-Mail-Adresse deiner Mitarbeitenden in den jeweiligen Profilen in gastromatic unter Mitarbeiterzugang hinterlegt und gespeichert hast, erhalten sie eine Willkommensmail von gastromatic. Über den Link in der Mail kann sich jedes Teammitglied ein Passwort setzen, das für den Login in der App benötigt wird.
ℹ️ Hinweis: Sollten die Mitarbeitenden ihr Passwort vergessen haben, können sie über "Passwort vergessen" unter Angabe der E-Mail-Adresse einen Link für eine erneute Passwortvergabe anfordern.
Die gastromatic-App kann im App- oder Playstore heruntergeladen werden.
Für den Login in der App, wird nun die E-Mail-Adresse und das gesetzte Passwort abgefragt.
Navigation in der gastromatic-App
Nach erfolgreicher erster Anmeldung wird als Hilfestellung eine Tour in der App angeboten, die einen kurzen Überblick über die Navigation und die Menüpunkte bietet.
Am unteren Bildschirmrand findest du die „Navigationszeile“, die es ermöglicht, nahtlos zwischen den verschiedenen Bereichen der App zu wechseln:
Dashboard
Kalender
Plus-Button
Benachrichtigungen
Dein Profil
Dashboard
Das Dashboard bietet mit seinen verschiedenen Widgets einen umfassenden Überblick über alle wichtigen Informationen, um den Arbeitsalltag effizient organisieren zu können.
Folgende Widgets bietet die App:
5-Tage-Vorschau: Diese Vorschau bietet einen schnellen Blick auf die nächsten 5 Tage und zeigt an, ob ein Arbeitseinsätze oder eine Abwesenheiten ansteht.
Letzter Einsatz & Nächster Einsatz: Eine schnelle Übersicht über vergangene und kommende Arbeitseinsätze.
Ereignisse: Liefert alle wichtigen Informationen zu bevorstehenden Ereignissen wie Stammtischen, Firmenfeiern oder anderen Events.
Arbeitszeiten (letzter & aktueller Monat): Überblick über deine geleisteten Stunden im vergangenen Monat und im aktuellen Monat.
Nächster Urlaub & offene Anträge: Den nächsten Urlaub und offene Abwesenheitsanträge im Blick behalten. Über das Widget lässt sich auch direkt eine neue Abwesenheit beantragen.
Krankheitstage: Alle Krankheitstage und Anträge pro Jahr.
Dashboard bearbeiten
Es werden nach der ersten Anmeldung Standard-Widgets zu Verfügung stehen.
Das Dashboard lässt sich jedoch individuell anpassen: Einfach nach unten scrollen und auf 'Bearbeiten' tippen, um weitere Widgets hinzuzufügen, zu entfernen oder neu anzuordnen.
Kalender
Der Kalender bietet dir und deinen Mitarbeitenden einen umfassenden Überblick über die eigenen Arbeitseinsätze und die des gesamten Teams. Neben den Einsätzen werden auch Abwesenheiten, Schichtnagebote oder Ereignisse angezeigt.
Kalender- und Wochenansicht:
Du kannst rechts oben zwischen einer Kalender- oder Wochenansicht wählen. Dabei kann mithilfe des Sternchens ausgewählt werden, welche Ansicht favorisiert werden soll. Diese favorisierte Ansicht wird dir dann zukünftig immer als erstes angezeigt, wenn du deinen Kalender öffnest.
Meine Woche: Der Dienstplan für den Mitarbeitenden wird immer für eine gesamte Woche angezeigt.
Kalender: Der Dienstplan für den Mitarbeitenden wird immer auf monatsebene angezeigt.
Im Kalender werden verschiedene Symbole verwendet, um ersichtlich zu machen, was am jeweiligen Tag ansteht:
Kalender 🗓️: Es liegt ein geplanten Einsatz für dich vor.
Uhr 🕑: Es liegt eine gestempelte Zeit vor.
Haken ✅: Du hast eine geplante Zeit gestempelt und abgeschlossen.
Flugzeug ✈️: Hier liegt eine Abwesenheit.
Brief✉️: Es wurde eine Notiz📖 hinterlegt oder es steht ein Ereignis📖 an.
Schichtdetails:
Tippst du auf einen bestimmten Tag, werden dir detaillierte Informationen zu deinem Arbeitseinsatz angezeigt. Es gibt folgende Angaben:
Betrieb und Arbeitsbereich
Schicht und Uhrzeit sowie Pause
Schichtnachricht
Neben den eigenen Schichtdetails kann zusätzlich von ICH auf TEAM gewechselt werden, um zu sehen, welche Teammitglieder an diesem Tag eingeteilt sind oder wer im Urlaub ist. Über die Tagesansicht kann der Tag über die Pfeile rechts und links gewechselt werden.
ℹ️ Hinweis: Du kannst auch an Tagen, an denen du keinen Einsatz hast, sehen, welche Teammitglieder geplant sind. Öffne dazu mit einen Klick auf den Tag die Schichtdetails und wähle “Team”.
Plus-Button
Der blaue Plus-Button in der Mitte der Menüleiste bietet einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen Aktionen:
Abwesenheit beantragen: Beantrage eine Abwesenheit, bspw. für den nächsten Urlaub oder für Krankheitstage. Wie Anträge erstellt werden, wird hier beschrieben.
Benachrichtigung
Um stets auf dem Laufenden zu bleiben, werden Benachrichtigungen 🔔 bereitgestellt. So werden die Mitarbeitenden beispielsweise informiert, wenn:
ein neuer Dienstplan veröffentlicht wurde,
sich etwas an den Diensten ändert,
Durch das Tippen auf die Benachrichtigung gelangt man automatisch zum jeweiligen Menüpunkt, an dem eine Änderung stattgefunden hat oder etwas Neues hinzugefügt wurde.
Einzelne Nachrichten können mit einem Wisch nach links gelöscht werden.
Über die drei Punkte oben rechts besteht zusätzlich die Möglichkeit, alle Nachrichten als gelesen zu markieren oder alle zu löschen.
Dein Profil
Auch über das Profil ist es möglich verschiedene Aktionen, wie über den Plus-Button, zu tätigen oder einen Überblick über Informationen wie Kontostände, Arbeitszeiten oder Abwesenheiten zu erhalten.
Profilbild: Mit einem Klick auf das Bild links neben dem Namen kannst du ein Profilbild einstellen. Hierbei kannst du ein neues Foto über die Kamera deines mobilen Endgerätes erstellen oder ein bereits auf dem Endgerät existierendes Foto aus der Galerie auswählen.
Personaldaten: Deine Personaldaten wie Geburtsdatum, Anschrift, Bankverbindung, Steuerdaten und Sozialversicherungsnummer werden vom Arbeitgeber angelegt und den Mitarbeitenden in der App angezeigt.
Arbeitszeiten: Hier erhältst du ein umfassenden Überblick über deine Arbeitszeiten. Du kannst entweder den kompletten Monat oder ein individuellen Zeitraum auswählen, um anzuzeigen, wie viele Stunden du in diesem Zeitraum gearbeitet hast.
Abwesenheiten: In diesem Menüpunkt kannst du alle Anträge und Abwesenheitstage einsehen. Zusätzlich kannst du einen neuen Abwesenheitsantrag erstellen.
Zugangsdaten: In den Zugangsdaten kannst du deine E-Mail-Adresse verwalten und die Stempel-ID für die Stempeluhr einsehen, falls du sie einmal vergessen hast. Außerdem hast du die Möglichkeit, dich aus der App auszuloggen.
Einstellungen: Hier kannst du die Sprache der App ändern und das Design anpassen. Du hast die Wahl zwischen einem hellen und dunklen Modus und kannst verschiedene Farb-Templates nutzen.
Arbeitszeiten
Deine Mitarbeitenden können ihre gearbeiteten Stunden unter 'Arbeitszeiten' entweder über das Widget auf ihrem Dashboard oder über ihr Profil in der gastromatic-App einsehen.
Die vordefinierten Zeiträume sind der aktuelle Monat und der letzte Monat. Zudem kann über Individueller Zeitraum ein selbst definierter Zeitraum bestimmt werden, um zu prüfen, wie viele Stunden in diesem Zeitraum gearbeitet wurden.
Für den ausgewählten Zeitraum wird jeder Arbeitseinsatz einzeln aufgelistet. In der Übersicht sehen deine Mitarbeitenden sofort, wie viele Stunden und Minuten die einzelnen Einsätze gedauert haben. Die Arbeitszeit wird anhand der Start- und Endzeiten berechnet, wobei die eingetragene Pause abgezogen wird.
Für jede gearbeitete Schicht können deine Mitarbeitenden durch einen Klick eine Detailansicht öffnen. Hier finden sie alle Informationen darüber, wann der Arbeitseinsatz begonnen und geendet hat. Zudem werden Angaben zum Betrieb und Arbeitsbereich angezeigt. Als letzte Angabe folgen die Pausen mit Start- und Endzeiten sowie der berechneten Pausenlänge.
Abwesenheiten erstellen
Über den Plus-Button oder das Profil kann der Mitarbeitende seine Abwesenheiten einsehen und Anträge bspw. für Wunschfrei stellen. Über „Abwesenheitsantrag erstellen“ oder “+ Abwesenheit” beantragt der Mitarbeitende eine neue Abwesenheit. Es öffnet sich eine neue Ansicht. Der Mitarbeitende wählt die Abwesenheit Wunschfrei, den Zeitraum und gibt optional einen Grund an. Abschließend erhält er nochmal eine Übersicht und kann den Antrag absenden. Mit einem Klick auf eine Abwesenheit in der Übersicht, kann der Mitarbeitende sich nochmal Details zu dem Antrag ansehen, den Antrag bearbeiten oder ggf. löschen.
Konten
Unter Meine Konten können deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten einsehen.
