Die Voraussetzung für die Nutzung der HR-Schnittstellen, ist die Einrichtung einer oder mehrerer Schnittstelle(n) von deinem Systemen zu gastromatic. Derzeit unterstützen wir folgende Anbieter:

Personio

Softgarden

Hotelkit

Belonio

Bite

Horeca Hero

bounti

onboard

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Die Einrichtung der Schnittstelle beginnt in Personio.

Hast du lediglich einen Account in gastromatic und möchtest immer alle Mitarbeitende zu gastromatic synchronisieren, kannst zum nächsten Abschnitt übergehen.

Hast du entweder mehrere Accounts in gastromatic oder nur einen Account, möchtest aber nicht, dass immer alle Mitarbeitende synchronisiert werden, musst du zunächst in Personio ein neues Attribut anlegen. Nur so können die Mitarbeitende dem richtigen Account in gastromatic über die Schnittstelle zugeordnet werden bzw. nur die Mitarbeitenden synchronisiert werden, die du am Ende in Personio auswählst.

Dafür gehst du in "Mitarbeiterinformation" und öffnest einen Abschnitt, in dem das Attribut hinterlegt werden kann. Alternativ kannst du auch einen neuen Abschnitt erstellen. Anschließend klickst du auf "Attribut hinzufügen" und vergibst bspw. den Namen "Organisation". Als nächstes bestimmst du die Art "Auswahlliste" und gibst den Namen der ersten Organisation (wie in gastromatic) an. Unter "Eine Option hinzufügen" kannst du jede weitere Organisation von gastromatic namentlich hinzufügen. Sobald du auf "Hinzufügen" klickst, ist das Attribut gespeichert.

ℹ️ Hinweis: Solltest du nur einen Account in gastromatic haben und möchtest mit dem Filter bewirken, dass nicht alle Mitarbeitende zu Personio synchronisiert werden, reicht an dieser Stelle, dass du ein Wert anlegst, was du in Peronio auswählen kannst oder eben nicht, damit die Mitarbeitende nicht in gastromatic synchronisiert werden.

Du legst in Personio unter "Integration" und "API-Zugriffsdaten" eine neue API über "Neue Zugriffsdaten generieren" an. Du vergibst der API einen Namen bspw. "gastromatic" und gibst an, dass gastromatic "Mitarbeitende" "lesen" darf.

Abschließend wählst du unter "Lesbare Mitarbeitendenattribute" die Attribute aus, die an gastromatic übergeben werden sollen (mindestens: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse).

ℹ️ Hinweis: Du kannst an dieser Stelle auch alle Daten anhaken, denn es werden ausschließlich die Daten an gastromatic übergeben, die für die Schnittstelle berücksichtigt werden.

Anhand der Daten Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse werden die Mitarbeitenden abgeglichen. Das heißt, diese Standard-Attribute (Eingabefelder) sollten bei den Mitarbeitenden in beiden Systemen vor der Synchronisierung gleich sein, damit Mitarbeitende korrekt zugeordnet und nicht neu erstellt werden.

ℹ️ Hinweis: In Personio deaktivierte Mitarbeitende werden nicht zu gastromatic synchronisiert.

Des Weiteren ist für die spätere Anlage der Schnittstelle die korrekte Benennung (auf Deutsch oder Englisch) der Attribute in Personio wichtig.

*Die Sozialversicherungsnummer wird in gastromatic validiert. Sollte die SV-Nummer, die über Personio kommt, nicht passen, wird sie auch nicht in gastromatic übernommen.

🚩Wichtig: Solltest ein neues Attribut angelegt haben (siehe erster Abschnitt), muss dieses Attribut an dieser Stelle zwingend ausgewählt werden.

Sobald die Attribute ausgewählt sind, werden die API-Zugriffsdaten generiert, die du später für die Anlage der Schnittstelle in gastromatic benötigst.

Mit einem Klick auf "Neue Zugriffsdaten generieren", ist die API angelegt.

🚩Wichtig: Hast du ein neues Attribut und Wert(e) in Personio angelegt, musst du noch den entsprechenden Mitarbeitenden, die synchronisiert werden sollen, in Personio den richtigen Wert zuordnen.

Um die Schnittstelle nun in gastromatic anzulegen, gehst du links über die hellblaue Sidebar auf "Externe Daten" und "HR" und klickst auf das + neben "Schnittstelle".

Als nächstes vergibst du einen passenden Namen und wählst das System "personio" aus. Anschließend kopierst du die Client ID und den Client Secret aus Personio und fügst sie ein.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Bei der ersten Synchronisation findet ein Abgleich statt. Befinden sich Mitarbeitende in Personio, die nicht in gastromatic zu finden sind, werden die Mitarbeitenden in gastromatic mit den oben erwähnten Daten (Attribute) angelegt.

🚩Wichtig: Hast du ein Attribut und ein Wert bei der Schnittstelle angegeben, musst du noch den entsprechenden Mitarbeitenden, die synchronisiert werden sollen, in Personio den richtigen Wert zuordnen.

ℹ️ Hinweis: Gibt es den Fall, dass ein Mitarbeitender zwar mit dem gleichen Namen, jedoch mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen in beiden Systemen angelegt ist, wird die E-Mail-Adresse von Personio in gastromatic überschrieben.

Die Daten von Personio zu gastromatic werden täglich um Mitternacht synchronisiert. Änderst du demnach den Status eines Bewerbers auf "Mitarbeiter", wird der Mitarbeitende nach 6 stunden in gastromatic mit den entsprechenden Daten angelegt. Genauso verhält es sich, wenn bei einem bestehenden Mitarbeiter in Personio eines der Stammdatenfelder geändert wird.

ℹ️ Hinweis: Die E-Mail-Adresse dient nur zum Abgleich der Daten bei der Erst-Synchronisation. Der Mitarbeitende erhält keine Willkommensmail von gastromatic!

Werden Daten, die relevant für die Schnittstelle sind, in Personio bei bestehenden Mitarbeitenden aktualisiert, wird in gastromatic automatisch eine Terminierung zum Tag der Synchronisation mit den Änderungen gesetzt.

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Um die Schnittstelle in gastromatic anzulegen, gehst du links über die hellblaue Sidebar auf "Externe Daten" und "HR" und klickst auf das + neben "Schnittstelle".

Als nächstes vergibst du einen passenden Namen und wählst das System "softgarden" aus. Daraufhin speicherst du ab und Client ID sowie Client Secret werden automatisch generiert.

ℹ️ Hinweis: Ob die Schnittstelle aktiv ist, siehst du an dem Status in gastromatic, sobald die Schnittstelle angelegt ist.

Die beiden Datensätze sendest du per E-Mail an den Kundenservice von Softgarden (support@softgarden.de) mit der Bitte, die Schnittstelle zu aktivieren.

Hast du mehrere Organisationen in gastromatic, legst du auf die gleiche Weise pro Organisation eine Schnittstelle an und sendest die generierten Datensätze an Softgarden.

🚩Wichtig: Bei mehreren Organisationen in gastromatic ist das Zubuchen eines (kostenpflichtiges) Mandanten-Programms bei Softgarden notwendig. Denn nur mit diesem Programm können die einzelnen Schnittstellen pro Organisationen mit der Client ID und Client Secret in Softgarden "verknüpft" und somit neue Mitarbeitende den richtigen Organisationen zugewiesen werden. Wende dich dafür an deine Kontaktperson oder an den Support von Softgarden.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Sobald du zukünftig einen Bewerber in Softgarden auf "Hire" setzt, wird der Mitarbeitende innerhalb kürzester Zeit in gastromatic mit den entsprechenden Daten angelegt.

Anhand der Daten Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse werden die Mitarbeitenden abgeglichen. Das heißt, diese Attribute sollten bei den Mitarbeitenden in beiden Systemen vor der Synchronisierung gleich sein, damit die Mitarbeitenden korrekt zugeordnet und nicht neu erstellt werden. Die Synchronisation der Daten in gastromatic findet nur wenige Minuten später statt.

ℹ️ Hinweis: Die E-Mail-Adresse dient nur zum Abgleich der Daten bei der Synchronisation. Der Mitarbeitende erhält keine Willkommensmail von gastromatic. Außerdem werden Datenmengen größer als 16 MB, die durch große Dateianhänge entstehen können, nicht synchronisiert. Das bedeutet, der Mitarbeitende wird in gastromatic zwar angelegt, jedoch die Datei nicht an gastromatic übermittelt.

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Um die Schnittstelle von gastromatic zu Hotelkit zu nutzen, muss zunächst die Schnittstelle in Hotelkit aktiviert werden. Dafür kannst du dich gerne an deinen Ansprechpartner oder den Support von Hotelkit wenden.

ℹ️ Hinweis: Du kannst in Hotelkit festlegen, welche Daten (Attribute) synchronisiert, also von gastromatic in Hotelkit übernommen werden sollen.
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Anschließend kann die Schnittstelle in gastromatic angelegt werden. Dafür gehst du links über die hellblaue Sidebar auf "Externe Daten" und "HR" und klickst auf das + neben "Schnittstelle".

Als nächstes vergibst du einen passenden Namen und wählst das System "hotelkit" aus. Über "Kits +" kannst du nun ein Kit hinzufügen. Wie viele Kits angelegt werden müssen, kommt auf deine Struktur in Hotelkit an. Es muss jedoch zwingend immer ein Hauptkit angelegt werden, damit gastromatic in Hotlkit auf weitere Kits zugreifen kann.

🚩Wichtig: Solltest du mehrere Organisationen in gastromatic haben, legst du die Schnittstelle mit dem jeweiligen Hauptkit und der entsprechenden Hotelkit-Struktur, wie oben beschrieben, in gastromatic an.

Für das Anlegen des Kits wird der Name und der API-Key aus den jeweiligen Kits in Hotelkit benötigt. Nach dem Abspeichern ist die Schnittstelle angelegt.

ℹ️ Hinweis: Ob die Schnittstelle aktiv ist, siehst du an dem Status in gastromatic, sobald die Schnittstelle angelegt ist.

🚩Wichtig: Hotelkit stellt dir Kosten pro Kit in Rechnung. Für weitere Informationen, wende dich bitte an deinen Kundenbetreuer bei Hotelkit.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Bei der ersten Synchronisation findet ein Abgleich statt. Befinden sich Mitarbeitende in gastromatic, die es in Hotelkit nicht gibt, werden diese in Hotelkit angelegt.

ℹ️ Hinweis: Gibt es bspw. einen Mitarbeitenden mit dem gleichen Namen aber der Geburtstag stimmt nicht überein, werden die Daten in Hotelkit von gastromatic überschrieben.

Legst du zukünftig neue Mitarbeitende in gastromatic an, werden diese automatisch mit den entsprechenden Daten in Hotelkit hinzugefügt. Genauso verhält es sich, wenn bei einem bestehenden Mitarbeitender in gastromatic eines der Stammdatenfelder geändert wird.

ℹ️ Hinweis: Die Synchronisation findet immer alle 6 Stunden statt.

Anhand der Daten Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse werden die Mitarbeitenden abgeglichen. Das heißt, diese Attribute sollten bei den Mitarbeitenden in beiden Systemen vor der Synchronisierung gleich sein, damit Mitarbeitende korrekt zugeordnet und nicht neu erstellt werden.

🚩Wichtig: Bitte beachte, dass du in Hotelkit pro neuen Mitarbeitenden bestätigen musst, ob du mit diesem Mitarbeitenden auch in Hotelkit arbeiten möchtest. Fällt dir bei der Bestätigung auf, dass die Zuordnung zu dem Betrieb nicht stimmt, kannst du diese an dieser Stelle noch anpassen.

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Um die Schnittstelle von gastromatic zu Belonio zu aktivieren, muss du dich im ersten Schritt an den Kundenservice von Belonio wenden und mitteilen, dass die entsprechende Schnittstelle auf deren Seite eingerichtet werden soll.

Anschließend kann die Schnittstelle in gastromatic angelegt werden. Dafür gehst du links über die hellblaue Sidebar auf "Externe Daten" und "HR" und klickst auf das + neben "Schnittstelle".

Als nächstes vergibst du einen passenden Namen und wählst das System "belonio" aus. Nun benötigst du die Client ID von/aus Belonio, um diese in gastromatic zu kopieren.

ℹ️ Hinweis: Die Autorisierung wird in Belonio “External Rev” genannt.

Abschließend kannst du über "Instanzen" noch bestimmen, aus welchen Bereichen (Betrieb/Arbeitsbereich) Mitarbeiterdaten zu Belonio synchronisiert werden sollen. Gibst du hier keine Auswahl an, werden automatisch alle Mitarbeitenden berücksichtig.

Sobald du speicherst, ist die Schnittstelle angelegt.

🚩Wichtig: Hast du in gastromatic mehrere Organisationen, musst du pro Organisation eine Schnittstelle in gastromatic mit der gleichen Client ID aus Belonio anlegen.

ℹ️ Hinweis: Ob die Schnittstelle aktiv ist, siehst du an dem Status in gastromatic, sobald die Schnittstelle angelegt ist.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Legst du zukünftig neue Mitarbeitende in gastromatic an, werden diese automatisch mit den entsprechenden Daten in Belonio hinzugefügt. Genauso verhält es sich, wenn bei einem bestehenden Mitarbeitenden in gastromatic eines der Stammdatenfelder geändert wird. Wichtig ist, dass mindestens der Vor- & Nachname, die Personalnummer, E-Mail-Adresse bei deinen Mitarbeitenden gepflegt sein muss, um diese in Belonio zu übertragen.

ℹ️ Hinweis: Die Synchronisation findet immer alle 6 Stunden statt.

Anhand der Personalnummer werden die Mitarbeitenden abgeglichen. Das heißt, diese Attribute sollten bei den Mitarbeitenden in beiden Systemen vor der Synchronisierung gleich sein, damit Mitarbeitenden korrekt zugeordnet und nicht neu erstellt werden.

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Um die Schnittstelle in gastromatic anzulegen, gehst du links über die hellblaue Sidebar auf "Externe Daten" und "HR" und klickst auf das + neben "Schnittstelle".

Als nächstes vergibst du einen passenden Namen und wählst das System "Bite" aus. Daraufhin speicherst du ab und Client ID sowie Client Secret werden automatisch generiert.

ℹ️ Hinweis: Ob die Schnittstelle aktiv ist, siehst du an dem Status in gastromatic, sobald die Schnittstelle angelegt ist.

Die beiden Datensätze sendest du per E-Mail an den Kundenservice von Bite mit der Bitte, die Schnittstelle zu aktivieren.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Sobald sich zukünftig der Status eines Bewerbers in Bite auf "Eingestellt" ändert, kannst du den Mitarbeitenden markieren und auf "Zu Gastromatic übertragen" klicken.

Die Mitarbeitenden werden anschließend innerhalb kürzester Zeit in gastromatic mit den entsprechenden Daten angelegt.

Anhand der Daten Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse werden die Mitarbeitenden abgeglichen. Das heißt, diese Attribute sollten bei den Personen in beiden Systemen vor der Synchronisierung gleich sein, damit sie korrekt zugeordnet und nicht neu erstellt werden. Die Synchronisation der Daten in gastromatic findet nur wenige Minuten später statt.

ℹ️ Hinweis: Die E-Mail-Adresse dient nur zum Abgleich der Daten bei der Synchronisation. Der Mitarbeitende erhält keine Willkommensmail von gastromatic. Außerdem werden Datenmengen größer als 16 MB, die durch große Dateianhänge entstehen können, nicht synchronisiert. Das bedeutet, der Mitarbeitende wird in gastromatic zwar angelegt, jedoch bspw. die Datei(en) nicht an gastromatic übermittelt.

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Um die Schnittstelle in gastromatic anzulegen, gehst du links über die hellblaue Sidebar auf "Externe Daten" und "HR" und klickst auf das + neben "Schnittstelle".

Als nächstes vergibst du einen passenden Namen und wählst das System "Horeca HERO" aus. Du wählest als Instanz den jeweiligen Betrieb aus, für den die Schnittstelle angelegt werden soll. Pro Betrieb muss jeweils eine Schnittstelle eingerichtet werden. Hast du einzeln Arbeitsbereiche als Betriebe in gastromatic angelegt, dann wählst du für jede Schnittstelle den jeweiligen Arbeitsbereich aus.

Sobald du speicherst, wird automatisch eine Client ID sowie Client Secret generiert.

Die beiden Datensätze sendest du per E-Mail an den Kundenservice von Horeca Hero (support@horeca-hero.com) mit der Bitte, die Schnittstelle final einzurichten.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Sobald neue Mitarbeitende in gastromatic angelegt werden oder du etwas an den Daten von bestehenden veränderst , werden die Daten von gastromatic an Horeca HERO übermittelt. Dabei werden Terminierungen berücksichtigt.

ℹ️ Hinweis: Die Synchronisation findet zweimal pro Tag statt.

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Um die Schnittstelle in gastromatic anzulegen, gehst du in die Einstellungen unter Verwaltung und API.

Über ➕Schnittstelle kannst du eine neue API anlegen.

Du vergibst einen Namen und eine kurze Beschreibung der API, bspw. “Schnittstelle bounti”.

Anschließend hakst du alle Bereiche in der Spalte “Lesen” an, kopierst dir die Client-ID und den Client Secret und speicherst ab.

Um die Schnittstelle final in bounti einzurichten, wendest du dich an den Support von bounti. Wichtig ist, dass du ihnen den Code für die Client ID und den Client Secret zukommen lässt.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Sobald neue Mitarbeitende in gastromatic angelegt werden oder du etwas an den Daten von bestehenden veränderst , werden die Daten von gastromatic an bounti übermittelt. Mitarbeitende, die in gastromatic deaktiviert werden, werden auch in bounti über die Synchronisation deaktiviert.

ℹ️ Hinweis: Die Synchronisation findet alle 24 Stunden statt.

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Um die Schnittstelle in gastromatic anzulegen, gehst du links über die hellblaue Sidebar auf "Externe Daten" und "HR" und klickst auf das + neben "Schnittstelle".

Als nächstes vergibst du einen passenden Namen und wählst das System "onboard" aus.

Sobald du speicherst, wird automatisch eine Client ID sowie Client Secret generiert.

Die Client ID und Client Secret musst du anschließend an den Support von onboard schriftlich übergeben, die dann abschließend die Schnittstelle aktivieren.

Wie sehen die nächsten Schritte aus?

Sobald neue Mitarbeitende in gastromatic angelegt werden oder du etwas an den Daten von bestehenden veränderst , werden die Daten von gastromatic an onboard übermittelt. Dabei werden Terminierungen berücksichtigt.

ℹ️ Hinweis: Die Synchronisation findet einmal pro Tag (nachts) statt.

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