In diesem Artikel werden häufig gestellte Fragen zum Thema Sollstunden, Solltage, Unterschied zwischen kalkulatorischem und realem Tagessoll und Berechnung von Abwesenheiten oder Zuschlägen bei Monatsstunden beantwortet
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Was sind Solltage und wieso variieren diese?
Solltage sind die Arbeitstage für einen gewählten Zeitraum (z. B. einen Kalendermonat). Sie bilden also die Grundlage dafür, wie viele Tage im Zeitraum überhaupt ein Soll haben.
Die Berechnung der Solltage erfolgt auf Basis der Vertragsdaten, genauer: der dort hinterlegten Sollarbeitstage.
Wichtig dabei: Jeder Solltag hat immer ein Tagessoll. Das bedeutet, dass für diesen Tag festgelegt ist, wie viele Sollstunden ein Mitarbeitender am Tag arbeiten soll laut Vertrag (z. B. 8 Stunden).
Wofür brauchst du Solltage?
Solltage sind notwendig, damit gastromatic verschiedene Berechnungen durchführen kann:
Wertigkeit (Studenanzahl) eines Tages bei Monatssoll
Wenn du ein Monatssoll hast, muss gastromatic wissen, wie viel ein einzelner Tag in einem bestimmten Monat „wert“ ist.
Monatssoll für einen Kalendermonat anzeigen
Damit gastromatic dir ein Monatssoll für genau diesen Monat anzeigen kann – und das kann je nach Monat bei Wochensollstunden schwanken.
Saldo und Arbeitszeitkonto (AZK) berechnen
Nur wenn ein Tag Sollstunden hat, kann gastromatic daraus einen Saldo berechnen – und daraus wiederum das AZK.
🚀Beispiel:
Ein Solltag hat 8 Sollstunden. Dein Mitarbeitender arbeitet 6 Stunden.→ Ergebnis: 2 Minusstunden, die vom AZK abgezogen werden.
Ein Tag ist frei (folglich 0 Sollstunden) und dein Mitarbeitender arbeitet 6 Stunden.→ Ergebnis: +6 Stunden, die das AZK erhöhen.
Abwesenheiten bewerten
Eine Abwesenheit (z. B. Urlaub oder Krankheit) kann nur dann korrekt berechnet werden, wenn für den Tag ein Tagessoll besteht. Sonst fehlt die Grundlage, um die Abwesenheit „zu werten“.
Warum variiert die Anzahl der Solltage?
Die Anzahl der Solltage in einem Monat variiert vor allem durch:
den Monatsanfang und das Monatsende
Monate starten und enden oft mitten in der Woche. Dadurch fallen je nach Lage des Kalenders unterschiedlich viele mögliche Arbeitstage in den Monat.
variable Arbeitstage und Arbeitseinsätze
Besonders bei variablen Arbeitstagen schwankt die Anzahl der Solltage stark. Denn zur Ermittlung der Solltage in einem Monat kannst du nicht einfach pauschal Montag bis Freitag betrachten. Entscheidend ist, wie die Arbeitstage im Vertrag definiert sind und wie sie im Kalender über Wochenübergänge (Ende Vormonat / Anfang Folgemonat) „landen“.
🚀 Beispiel März 2020:
Der März 2020 beginnt an einem Sonntag und endet an einem Dienstag. Dadurch kann die Anzahl der Solltage – je nach Konstellation von Monatsanfang/-ende und den Arbeitseinsätzen rund um die angrenzenden Wochen (letzte Februarwoche / erste Aprilwoche) – zwischen 20 und 23 Solltagen variieren.
Was ist der Unterschied zwischen dem realen und kalkulatorischen Tagessoll?
Das reale Tagessoll und das kalkulatorische Tagessoll unterscheiden sich darin, ob sich der Sollwert monatlich schwankt oder immer gleich bleibt.
Das reale Tagessoll gibt es nur, wenn du in den Vertragsdaten mit Monatsstunden arbeitest.
Dann berechnet gastromatic das Tagessoll für jeden Monat neu: Die hinterlegten Monatsstunden werden durch die Anzahl der Soll-Arbeitstage im jeweiligen Monat geteilt. So entsteht das reale Tagessoll für genau diesen Monat.
Weil sich die Anzahl der Soll-Arbeitstage je nach Monat unterscheiden kann (z. B. durch die konkrete Planung rund um die Monatsgrenzen und die Anzahl an Tagen im Monat), kann auch das reale Tagessoll schwanken.
Das kalkulatorische Tagessoll ist ein durchschnittlicher Tageswert, daher immer gleich und dient auch zur Berechnung von Abwesenheitstagen.
Es orientiert sich entweder an den hinterlegten Wochenstunden und den Arbeitstagen pro Woche.
🚀Beispiel: Sind 40 Wochenstunden auf 5 Arbeitstage verteilt, ergibt sich ein kalkulatorisches Tagessoll von 8 Stunden. Dieser Wert bleibt konstant – unabhängig davon, wie viele Soll-Arbeitstage ein Monat tatsächlich hat.Oder an dem hinterlegten Umrechnungsfaktor (bspw. 4,35) im Monatsstundenmodell der Vertragsdaten.
Wenn du mit Monatsstunden arbeitest, kannst du für Abwesenheiten festlegen, ob das reale Tagessoll verwendet wird, oder der kalkulatorische Wert. Mehr dazu findest du im nächsten Kapitel.
Wieso kann die Wertigkeit eines Abwesenheitstages bei Monatsstunden schwanken oder zu Plus- oder Minusstunden führen?
Um den Wert einer Abwesenheit bei Mitarbeitenden mit Monatsstunden berechnen zu lassen, gibt es zunächst zwei Einstellungsoptionen in den Abwesenheitskategorien:
ℹ️ Hinweis: Für Mitarbeitende mit Wochensoll hat diese Einstellung keine Auswirkung, da automatisch immer der kalkulatorische Wert für die Berechnung von Abwesenheiten verwendet wird. Der Wert entspricht immer automatisch dem Tagessoll und bleibt konstant.
Die Checkbox “Reales Tagessoll beachten” ist aktiviert
Wenn die Checkbox „reales Tagessoll beachten“ aktiviert ist, werden Abwesenheiten immer mit dem realen Tagessoll des jeweiligen Monats bewertet. Das bedeutet: Trägst du eine Abwesenheit ein (zum Beispiel Urlaub), übernimmt gastromatic für diesen Tag genau den Tagessoll-Wert, der für den Mitarbeitenden in diesem Monat berechnet wurde.
🚩Wichtig ist dabei: Das reale Tagessoll kann je nach Monat schwanken. Dadurch kann dieselbe Abwesenheit in unterschiedlichen Monaten eine unterschiedliche Wertigkeit haben.
🚀 Beispiel:
Hat Julia im Februar ein reales Tagessoll von 8,7 Stunden und im Oktober ein reales Tagessoll von 7,81 Stunden, und sie nimmt in beiden Monaten jeweils einen Tag Urlaub, dann ist der Urlaubstag im Januar mehr wert als im Mai.
Der Grund: Die Abwesenheitskategorie ist so eingestellt, dass sie nach dem realen Tagessoll gewertet wird – und dieser Wert ist im Januar höher als im Mai.
Die Checkbox “Reales Tagessoll beachten” ist deaktiviert.
Ist die Checkbox „reales Tagessoll beachten“ nicht aktiviert, verwendet gastromatic für die Berechnung eines Abwesenheitstages immer das kalkulatorische Soll. Der Wert der Abwesenheit bleibt damit konstant – so, als würdest du mit Wochenstunden arbeiten.
Wenn in den Vertragsdaten Monatsstunden hinterlegt sind, wird dafür ein kalkulatorischer Tageswert aus den Monatsstundenmodell in den Vertragsdaten abgeleitet. Dazu werden die Monatsstunden über einen Umrechnungsfaktor (z. B. 4,35) in einen festen Wochenwert umgerechnet.
Aus diesem festen Wochenwert ergibt sich dann ein gleichbleibendes kalkulatorisches Tagessoll für Abwesenheiten (zum Beispiel 8 Stunden).
🚩Wichtig: Dieser feste Abwesenheitswert kann vom realen Tagessoll abweichen, das sich bei Monatsstunden je nach Monat verändert. Dadurch kann es passieren, dass bei einem Urlaubstag Plus- oder Minusstunden entstehen:
🚀 Beispiel:
Wenn Julias reales Tagessoll im Oktober 7,91 Stunden beträgt, die Abwesenheit aber mit 8 kalkulatorischen Stunden, dann entsteht im Vergleich zum realen Tagessoll ein positiver Saldo.
Wenn Julias reales Tagessoll in einem anderen Monat 8,7 Stunden beträgt, die Abwesenheit aber weiterhin nur mit 8 Stunden bewertet wird, ist der Urlaubstag weniger wert als ihr reales Tagessoll. Dann entsteht im Vergleich zum realen Tagessoll ein negativer Saldo.
So stellst du sicher: Mit deaktivierter Checkbox bleibt die Bewertung von Abwesenheiten immer gleich – sie kann aber vom realen Tagessoll abweichen, wenn du mit Monatsstunden arbeitest.
Wieso schwankt der Wert eines Feiertages bei Monatsstunden?
Hast du ein Feiertagsmodell bei einem Mitarbeitenden in den Vertragsdaten hinterlegt, kann es sein (je nach Feiertagsmodell), dass die Sollstunden an einem Feiertag reduziert werden. Es wird dabei immer der Wert des Tagessoll verwendet.
Feiertage bei Wochensoll:
Bei Wochenstunden bleibt die Wertigkeit eines Feiertages immer gleich, da das Tagessoll immer konstant ist und damit dem Wert der Abwesenheit entspricht.
Feiertage bei Monatssoll:
Um den Wert eines Feiertages zu berechnen, dividiert gastromatic die Monatsstunden durch die Anzahl an Solltagen. Wie bereits mehrfach in diesem Artikel erwähnt, kann das reale Tagessoll bei Monatsstunden immer von Monat zu Monat schwanken. Der errechnete Wert ist immer davon abhängig, wie viele Tage der Monat hat und wie der Mitarbeitenden zum Monatswechsel geplant ist. Mehr Informationen über das schwankende Tagessoll findest du hier.
🚀 Beispiel:
Julia hat ein Monatssoll von 174 Stunden in den Vertragsdaten hinterlegt.
Im Januar muss sie 23 Sollarbeitstage arbeiten. Daraus ergibt sich ein reales Tagessoll von 7,57 h. Damit ist der Feiertag 7,57 h im Januar wert.
Im Mai muss Julia regulär 21 Tage arbeiten. Daraus ergibt sich sein reales Tagessoll 8,29 h. Der Feiertag ist demnach nicht wie im Januar 7,57 Stunden wert, sondern 8,29 Stunden.
Hat sie zudem variable Tage in den Vertragsdaten hinterlegt, kann der prognostizierte Wert des realen Tagessolls durch deine Dienstplanung ändern.
Wieso schwankt das Verhältnis Gehalt zu Sollstunden bei Wochenstunden?
Wenn ein Mitarbeitender ein festes Monatsgehalt bekommt, aber in den Vertragsdaten Wochenstunden hinterlegt sind, kann das Verhältnis Gehalt zu Sollstunden je nach Monat schwanken.
Der Grund: Wochenstunden werden in gastromatic über Kalenderwochen abgebildet – und ein Kalendermonat besteht selten aus „glatten“ ganzen Wochen.
Viele Monate beginnen oder enden unterwöchig. Wenn du in der Auswertung einen gesamten Kalendermonat betrachtest, hängt die Anzahl der Sollstunden deshalb davon ab, wie die Wochenstunden über den Monatswechsel verteilt sind. Entscheidend ist also, welche Wochentage am Monatsanfang und Monatsende liegen – und wie der Mitarbeitende rund um diese Monatsgrenzen eingeplant ist.
Dadurch kann es passieren, dass ein Mitarbeitender in einem Monat zum Beispiel 184 Sollstunden hat und in einem anderen Monat 168 Sollstunden – obwohl die Wochenstunden in den Vertragsdaten gleich geblieben sind.
Wenn du das mit einem festen Monatsgehalt (z. B. 2.500 €) vergleichst, bedeutet das: In einem Monat mit mehr Sollstunden „kostet“ eine Stunde rechnerisch weniger, weil der Mitarbeitende mehr Stunden für dasselbe Gehalt leisten soll. In einem Monat mit weniger Sollstunden ist es umgekehrt.
🚀Beispiel:
Max muss 40 Wochenstunden an 5 Tagen in der Woche laut Vertragsdaten erbringen:
Der Juli (2026) beginnt an einem Mittwoch. In dieser Woche fallen demnach für den neuen Monat 3 Sollarbeitstage an (Mi-Fr). Das führt dazu, dass Max im Monat Juli 23 Sollarbeitstage hat.
Der Monat August dagegen beginnt an an einem Samstag. Max hat bereits in der Woche vom 27.07.-02.08. von Montag bis Freitag gearbeitet. Demnach hat er an den ersten beiden Tag im August seine regulären freien Tage. Dadurch ergeben sich weniger Sollarbeitstage (21 Tage) als im Juli. Das heißt, er leistet weniger Sollstunden in Summe als im Juli und erhält dennoch das gleiche Gehalt.
In der Regel gleicht sich jedoch das Verhältnis Sollstunden pro Monat zu Gehalt über das Jahr gesehen aus.
Wieso werden zu viele Urlaubstage berechnet, wenn sie in der Zukunft liegen?
Die Mitarbeiterin Julia hat eine 5-Tage-Woche und variable Tage in den Vertragsdaten.
Du hast ihr heute Urlaub für in 4 Monaten von Montag bis Donnerstag eingetragen. Dafür werden ihr zunächst 4 Urlaubstage abgezogen.
Rückt die Urlaubswoche näher und du beginnst nun die Dienstplanung für diese Woche, planst du Julia 3 Schichten für Freitag bis Sonntag ein.
Du siehst nun, dass auf Grund der Dienstplanung nur noch 2 Urlaubstage berechnet werden. Denn zunächst werden die geplanten Schichten als Solltage gewertet- das entspricht 3 Solltage. Julia muss laut Vertrag an 5 Tagen in der Woche arbeiten. Daher können nur noch zwei Urlaubstage gewertet werden. Im Umkehrschluss wird die Abwesenheit, die auch auf Mittwoch und Donnerstag gelegt wurde, (in diesem Fall Urlaub) nicht mehr als bezahlt berechneter Arbeitstag gewertet, da es sich um ihre (soll-)freien Tage handelt.
Wie wird der Stundenlohn für SFN-Zuschläge berechnet?
Die Berechnung erfolgt bei einem Monatssoll folgendermaßen:
Bei einem Wochensoll wird der Faktor 4,35 in die Rechnung mit einbezogen, um die Monatsstunden zu berechnen: