Terminierung von Änderungen im Tätigkeitsbereich

Wenn du Azubis in deinem Betrieb beschäftigst, werden diese sehr wahrscheinlich mehrere Abteilungen bei dir durchlaufen (Azubi-Versetzungsplan). Oder du hast Mitarbeitende, die intern den Arbeitsbereich oder in einen anderen Betrieb von dir wechseln. Damit du diesen Wechsel zeitlich terminieren kannst, haben wir eine Terminierungsfunktion integriert.

Zu diesem Menüpunkt gelangst du über die Mitarbeiter, Mitarbeiterdetails & Tätigkeitsbereich.

Die zeitliche Terminierung für den Arbeitsbereichswechsel oder Betriebswechsel kannst du direkt bei dem betreffenden Azubi/Mitarbeitenden vornehmen. Gehe hierzu in das Modul Mitarbeiter👤, suche dir die entsprechende Person heraus, gehe in die Mitarbeiterdetails unter “Tätigkeitsbereich”. Bei der Mitarbeiteranlage wurden hier bereits Stammbetrieb und Stammarbeitsbereich vergeben. Neben "Tätigkeitsbereich" siehst du das hinterlegte Datum, ab dem der ausgewählte Stammbetrieb und Arbeitsbereich für den Azubi/Mitarbeiter gilt.

Möchtest du nun terminieren, ab wann bspw. der Azubi/Mitarbeitende in den anderen Arbeitsbereich oder Betrieb wechselt, gehst du folgendermaßen vor: Klicke auf den kleinen ➕Button neben dem Datum. Ein Modal “Neue Terminierung erstellen” öffnet sich. Wähle bei “Änderung zum” das Datum aus, zu dem der Azubi/Mitarbeitende in den neuen Arbeitsbereich/Betrieb wechselt und klicke auf “Erstellen”. Anschließend wählst du unter “Stammarbeitsbereich”/”Stammbetrieb” den neuen Arbeitsbereich/Betrieb aus. In dem Feld, in dem das Datum zu sehen ist, steht nun in grau “Neue Änderung” und oben rechts findest du in hellgrün den Button “Änderungen speichern”.

ℹ️ Hinweis: Du kannst unter “Weitere Betriebe” wie oben beschrieben sogar einen/mehrere weitere/n Betrieb/e bei der Terminierung hinzufügen.

Wenn du im Datumfeld auf den Drop-Down-Pfeil klickst, kannst du zwischen “Aktuell” und “Zukunft” wechseln. Sobald die Zeit in einem Arbeitsbereich abgelaufen ist, wirst du diese auch hier mit “Vergangenheit” markiert finden. Das heißt, du kannst auf die Terminierungen klicken und sehen, in welchem Arbeitsbereich/Betrieb der Azubi/Mitarbeitende in der Vergangenheit eingeteilt war, in welchem Arbeitsbereich er aktuell eingeteilt ist und in Zukunft arbeiten wird.

ℹ️ Hinweis: Solltest du deinem Mitarbeitenden einen neuen Betrieb hinzufügen wollen, der erst erstellt wurde und du terminierst die Eingabe des Tätigkeitsbereichs nicht neu, kann es sein, dass du den Betrieb in der aktuellen Terminierung nicht findest/ nicht hinzufügen kannst, da es diesen Betrieb/ Arbeitsbereich zu dem damaligen Zeitpunkt nicht gegeben hat. Das bedeutet, dass du über den "+Terminierungs-Button", das Datum auswählen musst, zu dem der Betrieb frühestens angelegt wurde, damit du diesen auswählen kannst.

Hat sich etwas an dem Versetzungsplan geändert und du musst nochmal das Datum für den Arbeitsbereichswechsel und bspw. den Tätigkeitsbereich anpassen, dann gehst du so vor: Klicke auf den Drop-Down-Pfeil im Feld mit dem Datum und fahre mit der Maus über das Datum, das du anpassen möchtest. Rechts daneben siehst du ein kleines schwarzes Kalendersymbol 📆. Wenn du hier draufklickst, öffnet sich das Modal zur Eingabe des Datum. Trage hier das neue Datum ein und speichere deine Änderung über den grünen Button “Neu terminieren” ab. Abschließend änderst du den Tätigkeitsbereich und klickst auf "Änderung speichern". Über den Drop-Down-Pfeil im Datumfeld kannst du deine Änderung noch einmal überprüfen.

Solltest du eine Terminierung löschen wollen, dann klicke auf den Drop-Down-Pfeil im Datumfeld und fahre mit der Maus über das Datum, das du löschen möchtest. Rechts daneben siehst du ein kleines rotes Mülleimersymbol. Wenn du hier draufklickst, kannst du diese Terminierung löschen.

ℹ️ Hinweis: Wird eine Terminierung, die in der Vergangenheit liegt, gelöscht, bleiben die Arbeitseinsätze im Dienstplan und in der Auswertung unter dem entsprechenden Arbeitsbereich bestehen. Abwesenheiten, Fehlzeiten, freie Tage sowie monatliche Zuschläge werden dem davor hinterlegten Arbeitsbereich zugeordnet.

Hast du bei einem Azubi eine Terminierung bspw. für den Arbeitsbereich Housekeeping gesetzt, wird dir der Mitarbeitende im Dienstplan unter dem entsprechenden Arbeitsbereich in diesem Zeitraum angezeigt. Liegen Terminierungen in der Vergangenheit oder in der Zukunft und sind demnach nicht aktuell, wird dir dieser Zeitraum im Dienstplan schraffiert angezeigt. Den Arbeitsbeginn oder das Ende einer Tätigkeit in einem bestimmten Arbeitsbereich eines Azubis, kannst du somit auch im Dienstplan erkennen.

🚀Beispiel: Das nachfolgende Bild zeigt den Wechsel des Tätigkeitsbereichs von Michel Müller. Die Person war vorher einem anderen Bereich zugeordnet (Schraffierung) und startet ab dem 01.09. im Arbeitsbereich Housekeeping.

Wenn du die Terminierung nutzt, fragst du dich, wo die Stunden für den Mitarbeitenden entstehen. Dies ist insbesondere wichtig, wenn du mit Kostenstellen arbeitest.

Die Kosten für Arbeitszeiten und Abwesenheiten, wie Krankheit oder Urlaub sowie Zuschläge werden immer dem hinterlegten Arbeitsbereich zugeordnet.

🚀Beispiel: Azubi wechselt am 01. September den Arbeitsbereich von Service zu Housekeeping. In der Auswertung kannst du sehen, dass Arbeitszeiten und Abwesenheiten vor dem 01. September im Bereich Service aufgelaufen sind, ab dem 01. September dann im Arbeitsbereich Housekeeping. Du kannst diesbezüglich statt nach Mitarbeitenden auch nach Arbeitsbereich gruppieren und dir die Kennzahlen nach Arbeitsbereich anzeigen lassen.

Wird der Tätigkeitsbereich per Terminierung nachträglich geändert, werden Abwesenheiten, Fehlzeiten, freie Tage sowie monatliche Zuschläge dem neu hinterlegten Arbeitsbereich und der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet. Die Arbeitsstunden dagegen laufen weiter unter dem Arbeitsbereich, in dem die Stunden tatsächlich geleistet wurden und werden nicht "umgebucht".

🚀Beispiel: Eine Terminierung bzw. der Wechsel des Stammarbeitsbereichs von Service zu Housekeeping eines Azubis wird am 14.09. nachträglich zum 01.09. hinterlegt. Der Azubi hat jedoch bereits Arbeitseinsätze sowie Abwesenheiten bis zum 01.09. im Service stehen. Die Kosten für Arbeitszeiten sowie die Zuschläge pro Schicht und pro Stunde laufen in diesem Fall weiter unter Service. Lediglich die Kosten für Abwesenheiten, Fehlzeiten, freie Tage sowie monatliche Zuschläge werden auf die Kostenstelle Housekeeping umgeschrieben.

ℹ️ Hinweis: Auf dem Arbeitszeitkonto wirst du weiterhin den kumulierten Wert der Plus- oder Minusstunden aus den verschiedenen Arbeitsbereichen sehen, je nachdem, welchen Zeitraum du dir auswählst.