🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Wann und unter welcher Nummer ist der Support telefonisch erreichbar?
Der Support ist montags - donnerstags von 9:00 - 12:00 Uhr und von 13:00 - 17:00 Uhr erreichbar sowie freitags von 9:00-12:00 Uhr und 13:00 -14:00 Uhr. Unsere Supportnummer lautet 49 6151 / 78 777 44
Müssen Mitarbeitende, die gastromatic nur verwalten und selbst nicht geplant werden, trotzdem als Mitarbeitende angelegt werden?
Ja, auch Mitarbeitende die selbst nicht geplant werden müssen als Mitarbeitende in gastromatic angelegt werden und zählen somit ins Mitarbeiterkontingent
Was kann ich machen, wenn ich Mitarbeitende habe, die Einsicht in gastromatic haben sollen, aber nicht auf dem regulären Dienstplan erscheinen sollen?
Du kannst für diese Mitarbeitende einen eigenen Arbeitsbereich anlegen, der bspw. Management heißt
Werden Mitarbeitende, die deaktiviert wurden, automatisch nach einer gewissen Zeit gelöscht?
Nein, Mitarbeitende müssen aktiv gelöscht werden. Ansonsten bleiben sie als deaktivierte Mitarbeiter bestehen
Gibt es eine Einstellung, über die ich festlegen kann das bestimmte Mitarbeitende nicht stempeln müssen?
Nein, wir haben dafür keine gesonderte Einstellung. Die Mitarbeitende würden dann einfach nicht stempeln.
Wie lautet das Passwort, damit ich meine Lohnabrechnung in der gastromatic-App einsehen kann? (Wenn die Lohnabrechnung über die gastromaitc payroll erstellt wird)
Das Passwort um deine Lohnabrechnung in der gastromatic-App einsehen zu können ist dein Geburtsdatum in folgendem Format: TTMMJJJJ
Wie kann ich einen fehlenden Mitarbeitenden meinem Dienstplan hinzufügen?
Prüfe zuerst, ob der Mitarbeitende auch den entsprechenden Tätigkeitsbereich in seinem Mitarbeiterprofil hinterlegt bekommen hat
Ansonsten navigiere in den Dienstplan und klicke das Augensymbol an (Anzeigeeinstellung). Öffne den Pfeilkopf der nach unten zeigt, neben dem Augensymbol und setze ein Häkchen bei "Mitarbeiter ohne Schicht". Anschließend öffne den entsprechenden Arbeitsbereich im Dienstplan, scrolle bis nach unten und klicke auf ➕Mitarbeiter. Nun kannst du weitere Mitarbeiter dem Arbeitsbereich hinzufügen.
Kann ich in meinem Dienstplan rückwirkend Zeiten und Schichten anpassen?
Nein, der Dienstplan ist zur Planung für die Gegenwart und Zukunft gedacht. Möchtest du Änderungen in der Vergangenheit vornehmen, so kannst du das über die Auswertung machen.
Meine Mitarbeitende haben beide den gleichen Vertrag. Dennoch haben sie monatsweise unterschiedliche Arbeitstage und Sollstunden. Warum?
Das liegt daran, dass deine Mitarbeitende sehr wahrscheinlich ein Wochensoll mit variablen Arbeitstagen hinterlegt bekommen haben. Entsprechend wird das Soll auch so gelegt, wie der Mitarbeitende im Dienstplan geplant wurde.
Bedeutet: Wenn der Monat bspw. an einem Mittwoch beginnt und Mitarbeitender A seine freien Tage für die Woche Montag und Dienstag bekommen hat (die noch in den alten Monat gehören) und Mitarbeitender B seine freien Tage Mittwoch und Donnerstag, dann hat Mitarbeitender A mehr Arbeitstage für den aktuellen Monat als Mitarbeitender B. Trotz gleicher Einstellung im Anstellungsverhältnis. Das Wochensoll bleibt bei beiden aber weiterhin gleich.
Kann ich mehreren Mitarbeitende gleichzeitig eine Abwesenheit hinterlegen wie bspw. Betriebsurlaub?
Leider ist diese Funktion aktuell noch nicht verfügbar. Du müsstest tatsächlich die Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden einzeln hinterlegen.
Wenn ich einen Lohnexport mache, kommen normalerweise Zeilen "Durchschnittlicher Lohnsatz" für jeden einzelnen Tag (Krankheit und Urlaub). In diesem Monat geht das aber nicht. Wie kann ich diesen Export machen?
Damit dir im Export die Möglichkeit gegeben wird den "Durchschnittlichen Lohnsatz" auszuwählen, muss mindestens ein Mitarbeitender in deinem gesetzten Filter/ in deiner Mitarbeiterauswahl, sein Abwesenheitsentgelt nach Durchschnitt bezahlt bekommen.
Das kannst du in den Vertragsdaten des entsprechenden Mitarbeitenden prüfen.
Was könnten Gründe sein, warum meine Mitarbeitenden nicht einstempeln können?
Es kann verschiedene Gründe haben, wieso dein Mitarbeitende nicht einstempeln können. Hier sind einige Beispiele:
Dein Mitarbeitender benutzt nicht seine Stempeluhr ID, sondern eine andere/falsche
Im Widget "Zeiterfassung" unter dem Punkt "Gültigkeit" im entsprechenden Wetime Zugang, ist nicht der Tätigkeitsbereich hinterlegt, in dem der Mitarbeitende geplant ist bzw. einstempeln möchte
Dein Mitarbeitender hat keine Vertragsdaten angelegt (Ein Austrittsdatum wurde gesetzt)
Das Widget "Zeiterfassung" im entsprechenden Wetime Zugang wurde so konfiguriert, dass das einstempeln nur für Mitarbeitende mit bestimmten Rollen funktioniert ("Spezielle Berechtigung")
Wieso kann kann ich das Aktivitätenprotokoll nicht exportieren?
Du kannst das Aktivitätenprotokoll exportieren. Jedoch musst du darauf achten, dass du maximal 60 Einträge auf einmal exportieren kannst, da sonst die Datenmenge zu groß ist.
Wie kann ich überprüfen oder verifizieren, dass sich der richtige Mitarbeitende ausgestempelt hat?
Um zu überprüfen, ob sich der richtige Mitarbeitende ausgestempelt hat, empfehlen wir dir mit der Foto-Verifizierung zu arbeiten. Du kannst diese Einstellung in den Zeiterfassungsmodellen aktivieren. (Für das Ein-und Ausstempeln)
Anschließend hast du beim bestätigen der Zeiten in der Auswertung eine Einsicht auf die Fotos und siehst so, wer gestempelt hat. Nachdem du die Zeiten bestätigt hast, werden die Fotos unwiderruflich gelöscht.
Ich möchte, dass eine Abwesenheit mit mehr Stunden berechnet wird als das eigentliche Tagessoll meines Mitarbeitenden. Bspw. arbeitet er immer 6h, wenn er aber abwesend ist, sollen 8h gewertet werden.
Abwesenheiten können nicht mit mehr Stunden berechnet werden, als das entsprechende Tagessoll hergibt. Wenn die Sollstunden für einen Mitarbeitenden 6h pro Tag sind, dann ist das auch das maximum was berechnet werden kann. Heißt also, also, dass mehr als 6h nicht berechnet werden können.
Was sind die Unterschiede zwischen den Rechter für Mitarbeiterdaten und den Rechten für die einzelnen Module?
In den Rechten für die Mitarbeiterdaten geht es ausschließlich darum, was leitende Mitarbeitende (Planer) an Daten im Mitarbeitenden einsehen können. Darunter zählen z.B. Stammdaten, Vertragsdaten, Dokumente oder Notizen.
In den Rechten für die Module geht es ausschließlich darum, was der Planer in den einzelnen Modulen (wie Dienstplan, Abwesenheiten, Auswertung etc.) durchführen darf. Darunter zählt bspw. ob er berechtigt ist, Mitarbeitende im Dienstplan einzuteilen oder den Dienstplan zu veröffentlichen oder ob er Abwesenheiten genehmigen darf etc.
Beide Rechte sind also voneinander zu unterscheiden. Wenn ein Betriebsleiter z.B. keine Rechte für die Mitarbeiterdaten seines Betriebs hat -sprich, er kann die Stammdaten seiner Mitarbeitenden nicht einsehen- heißt das nicht, dass er seine Mitarbeiter auch nicht im Dienstplan einteilen darf. Das ist getrennt zu betrachten.
Gibt es noch weitere Stempel-Alternativen zu den Funktionen "QR-Code" stempeln, "Foto-Verifizierung" oder das "GPS Stempeln"?
Nein, das sind aktuell unsere einzigen Möglichkeiten, den "normalen" Stempelvorgang mit Pin-Eingabe durchzuführen. Stempelvorgänge mit Fingerprint oder Beacons sind derzeit nicht möglich.
Kann ich die Stammdaten, Mitarbeitern freigeben damit sie diese selbst ausfüllen können?
Aktuell ist das nicht möglich.
Ich suche eine Auswertung die mir die Arbeitsstunden anzeigt, auf die Zuschläge bezahlt werden, da wir diese separat vom Hauptlohn bezahlen. Gibt es diese?
Dafür gibt es den Detail-Export. Dieser Export zeigt dir die genauen Stunden (Zeitraum) an, von wann bis wann der Zuschlag angefallen ist.
Alternativ gibt es den Lohnexport, der dir nur die kumulierte Anzahl der Zuschlagsstunden wiedergibt.
Wie erhalte ich einen API Token?
Wenn du ein Umsatzbuch hast, und die Umsätze von deiner Kasse in gastromatic einspielen lassen möchtest, dann findest du die API Token für die entsprechende Kasse unter den Drei Punkten auf deiner Navigationsleiste links -> Externe Daten -> wähle das entsprechende Umsatzbuch aus und bearbeite es und wähle als letztes die Kasse aus, mit der ihr arbeitet. Hier findest du dann den Token.
Möchtest du generell unsere API nutzen um Bewegungsdaten aus gastromatic in andere Tools einzuspielen, dann müsstest du die API dazubuchen.
Kann man nach dem Jahresübertrag noch Änderungen in der Zeiterfassung vom Vorjahr vornehmen?
Ja, wenn der Jahresübertrag bereits gemacht worden ist, kannst du erneut einen Jahresübertrag durchführen. Das kann der Fall sein, falls du im alten Jahr noch Anpassungen in den Zeitkonten gemacht hast.
Dafür gehst du einfach in die Mitarbeiterübersicht und klickst erneut auf den Button Jahresübertrags-Button.
Anschließend wir der neue Wert übertragen bzw. gegen den alten Wert ausgetauscht.
Was kann ich tun, wenn ich sich in meiner gastromatic App der Dienstplan oder die Konten nicht aktualisiert?
Prüfe zunächst ob du die aktuelle App Version nutzt, oder ob eventuell ein Update verfügbar ist
Falls du die aktuelle Version nutzt, kannst du die App einmal deinstallieren und neu installieren
Falls du die oben genannten Punkte bereits geprüft hast, schicke uns bitte einmal Informationen zu deinem Smartphone und dem verwendeten Betriebssystem an support@gastromatic.com
Können die Exporte Einfach, Kompakt, Detail, Lohn und Urlaub individuell konfiguriert werden?
Bei den Exporten können nur im beschränkten Rahmen Konten oder Felder an- oder abgewählt werden. Es können allerdings keine Spalten oder Zeilen hinzugefügt, entfernt oder umbenannt werden
Wie kann ich dem Steuerberater die Zuschläge bei Abwesenheit übermitteln?
Grundsätzlich können wir nur Zuschläge bei Abwesenheiten von Stundenlöhnern ermitteln, die nach der Durchschnittsmethode berechnet werden
Im zweiten Schritt ist wichtig, mit welchem Lohnabrechnungssystem der Steuerberater arbeitet. Unterstützen wir dieses (bspw. Datev Lohn und Gehalt) und ist die Schnittstelle eingerichtet, so werden die Zuschläge bei Erstellung des Exports automatisch ausgegeben. Der Export kann dann per Anhang an den Steuerberater gesendet werden
Wie kann ich meine Mitarbeitenden über die Funktionen in der gastromatic App informieren?
Über folgenden Link gelangen deine Mitarbeitenden zu unserem Guide, der alle Funktionen erklärt https://www.gastromatic.com/de/gastromatic-app-guide/
Kann man einen Dienstplan direkt für mehrere Wochen erstellen?
Der Dienstplan kann nur für eine Woche geschrieben werden. Es ist aber möglich die Woche als Vorlage abzuspeichern und in diese in die Folgewochen zu kopieren
Gibt es eine Möglichkeit, wie man Mitarbeitende einer Fremdfirma in gastromatic planen kann?
Um Mitarbeitende in gastromatic planen zu können, müssen sie auch als Mitarbeiter angelegt werden. Ist es jedoch nicht relevant, dass der korrekte Namen im Plan auftaucht, kann ein Dummy-Mitarbeiter angelegt werden (bspw. Fremdfirma) und dieser kann dann im Plan eingetragen werden. Die Stunden lassen sich dann auch in der Auswertung exportieren, sollte dies für die Abrechnung relevant sein.
Wie verwaltet man einen Mitarbeitenden der Vollzeit angestellt ist und nebenher noch einen Minijob in der Firma ausübt?
Der Mitarbeitende muss in diesem Fall zweimal angelegt werden, damit die Stunden richtig berechnet werden können. Ein Profil als Vollzeitmitarbeitender und ein Profil als Minijobber. Der Mitarbeitende erhält in dem Fall dann auch zwei Stempel ID's und muss beim ein- und ausstempeln darauf achten, die richtige ID zu verwenden.
Kann man eine Geburtstagliste aus dem System ziehen?
Ja, in der Mitarbeiterliste kann über Export eine Liste der Stammdaten gezogen werden. Der Geburtstag ist Teil dieser Stammdaten. Der Export kann nur von der Rolle Super Admin oder Admin gezogen werden
Ich habe eine Person im Unternehmen, die in einem Arbeitsbereich mehr verdient und im anderen mit weniger verdienst ab und zu arbeiten soll. Wie ist das umsetzbar?
Leider kann man in gastromatic derzeit keine Zwei Gehälter/Löhne für einen Mitarbeitenden hinterlegen, wenn dieser in einem anderen Arbeitsbereich mehr verdient.
Ein Workaround wäre, wenn du die Differenz (das was er mehr bezahlt bekommt) als neuen Zuschlag anlegst, der "einmalig pro Schicht" bezahlt wird.
Diesen kannst du dann über die Auswertung manuell hinzufügen. Dazu musst du dir über das Augensymbol (Anzeigeeinstellung) den Lohn in der Auswertung anzeigen lassen. Klicke auf den Lohn und anschließend dann auf den Button "Zuschlag hinzufügen".
Nun kannst du den Zuschlag auswählen.
Wie kann ich aus gastromatic die Arbeitstage (Anzahl Anwesenheitstage) pro Jahr filtern?
Um die Anzahl der Anwesenheitstage in gastromatic dir anzeigen lassen zu können, kannst du in der Auswertung mit der Gruppenkennzahl "Tage" arbeiten.
Filtere im Anschluss aber auf jeden Fall nach den Schichten, die für deinen Mitarbeitenden in Frage kommen, da dir sonst gastromatic nur die Anzahl der tatsächlichen Tage im ausgewählten Zeitraum wiedergibt.
Wie kann ich Überstunden mit Minusurlaub verrechnen?
Um Minusstunden im Urlaubskonto mit Überstunden auszugleichen, ist zunächst eine Saldokorrektur im Arbeitszeitkonto (AZK) des Mitarbeitenden erforderlich. Die zu verrechnenden Stunden werden dabei über die Saldokorrektur mit negativem Vorzeichen an einem festgelegten Datum vom AZK abgezogen.
Anschließend werden diese Stunden im Urlaubskonto des Mitarbeitenden (in seinem Profil) in Urlaubstage umgerechnet und über einen Urlaubsausgleich gutgeschrieben.
Beispiel:
Hat ein Mitarbeitender 8 Überstunden auf seinem AZK und gleichzeitig einen Minus-Urlaubstag, werden zunächst 8 Stunden über eine Saldokorrektur vom AZK abgezogen, sodass das Arbeitszeitkonto ausgeglichen ist. Danach wird im Urlaubskonto ein Urlaubstag (+1) gutgeschrieben.
In diesem Fall geht die Rechnung auf, da ein Urlaubstag einem Wert von 8 Stunden entspricht.
Wie kann ich Minusstunden mit Urlaub verrechnen?
Um eventuelle Minus-Urlaubstage mit Überstunden zu verrechnen, muss im ersten Schritt eine Saldokorrektur beim Arbeitszeitkonto des Mitarbeitenden vorgenommen werden.
Die Stunden, die verrechnet werden, werden via Saldkorrektur mit einem negativen Vorzeichen (Minus) zu einem bestimmten Tag abgezogen.
Im Umkehrschluss werden im Urlaubskonto des Mitarbeitenden (in seinem Profil), die Stunden selbst in Urlaubstage umgerechnet und via Urlaubsausgleich gutgeschrieben.
Wenn also ein Mitarbeitender bspw. 8 Überstunden auf dem AZK hat, und einen Minus-Urlaubstag, dann werden 8h auf seinem AZK via Saldokorrektur gegengebucht, damit er auf Null rauskommt.
Im Anschluss wird der eine Urlaubstag, mit dem er im Minus ist, im Urlaubskonto gegengebucht (+1).
In unserem Beispiel geht das genau auf, weil ein Urlaubstag 8h wert ist.
Ich muss ein paar Zuschlagsgruppen und die dort hinterlegten Zuschläge etwas anpassen - ohne neue anzulegen. Wie geht das?
Unter Einstellungen > Vertragsdaten > Zuschläge, findest du die Zuschlagsgruppen.
In den Zuschlagsgruppen findest du die einzelnen Zuschläge, die dort hinterlegt sind.
Wenn du mit der Maus über den Zuschlag fährst, erscheint etwas weiter rechts beim Zuschlag ein kleiner Pfeil. Klicke auf diesen Pfeil und du wirst direkt in den entsprechenden Einzelzuschlag weitergeleitet und kannst diesen bearbeiten.
Ich habe aus Versehen die Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden gelöscht. Kann ich diese wieder herstellen?
Sofern du die entsprechenden Rechte hast, kannst du über die Navigationsleiste links auf die Drei Punkte klicken. Dort kannst du das Aktivitätenprotokoll öffnen und nach den gelöschten Zeiten suchen.
Über die Auswertung trägst du diese dann einfach nach.
Wie kann ich bezahlte Pausen hinterlegen und unbezahlte Pausen, nachträglich als bezahlt markieren?
Unter Einstellungen > Konflikte & Pausen > Pausenmodelle > gastromatic Pausen, kannst du dieses Modell bearbeiten.
Klicke das entsprechende Modell an und gehe in den Reiter "automatischen Pausen".
Dort siehst du die vier Pausenregeln die du hinterlegt hast.
Klicke jede Regel an und setze die Pause von unbezahlt auf bezahlt.
Die Änderung sind dann erst ab dem Zeitpunkt des speicherns gültig.
Möchtest du rückwirkend die Pausen auf bezahlt ändern, machst du das über die Auswertung.
Klicke auf das "grüne Häkchen" der bestätigten Zeit und klicke auf das "€" Symbol um die Pause als bezahlt zu werten.
Ich kann im Tätigkeitsbereich meiner Mitarbeitenden keinen neuen Betrieb bzw. Arbeitsbereich hinterlegen, warum ist das so?
Um einen neuen Betrieb bzw. Arbeitsbereich zu hinterlegen, musst du über den Tätigkeitsbereich eine neue Terminierung setzen.
Dazu gehst du in das Mitarbeiterprofil, klickst auf "Tätigkeitsbereich" und kannst oben über das Pluszeichen "+" eine neue Terminierung setzen.
Dort wählst du bspw. einen Tag in der Zukunft aus. Anschließend kannst du den Betrieb oder den Arbeitsbereich hinterlegen und abspeichern. gastromatic setzt nun eine neue Terminierung mit den hinterlegten Änderungen.
Wieso wird mir in der Auswertung in der AZK Spalte ein Fragezeichen zwischendurch angezeigt?
Das kann daran liegen, dass im Hintergrund die Daten für das AZK nicht vollständig geladen wurden.
Um das AZK neu berechnen zu lassen, kannst du über die Auswertung auf das "Refresh Symbol" klicken. Das Refresh Symbol sind zwei Pfeile, die eine Art "Kreis" abbilden. Du findest es in der Auswertung in der oberen Leiste, rechts neben dem Button "Export"