🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Lohnexport, um erfasste Arbeitszeiten und Abwesenheiten aus gastromatic in das DATEV Modul Lohn & Gehalt zu importieren. Dies erspart langwieriges Übertragen der Auswertungsdaten per Hand und sorgt auch für eine Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung.
🚩 Wichtig: Wir bieten dir bereits einen neuen und verbesserten Datev Lohn & Gehalt- Export an. Alle Informationen findest du in diesem Handbuchartikel.
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Voraussetzungen
Um den DATEV-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in DATEV LuG ist.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
Lohnart und Ausfallschlüssel: Bei den Löhnen, Zuschlägen, Abwesenheiten und den Saldokorrekturen müssen Lohnart und Ausfallschlüssel hinterlegt sein, die identisch zu denen in DATEV LuG sind. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro erfragen.
Lohn: Alle Mitarbeitende müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden diese nicht in die Export Datei übertragen.
Schnittstellenbeschreibungs-Datei (ini-Datei): Um die DATEV-Exportdatei ohne weitere Konfiguration in Datev importieren zu können, ist die Einrichtung in DATEV LuG mithilfe einer ini-Datei notwendig.
ℹ️ Hinweis: Es werden nur die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden in DATEV übermittelt, die einen stündlichen Lohn in gastromatic besitzen.
💡 Tipp: Sind sowohl Gehaltsempfänger als auch Lohnempfänger bei dir angestellt, hinterlegst du in diesem Zuge am besten noch bei den Mitarbeitenden die Eigenschaften "Lohnempfänger" & "Gehaltsempfänger" . Damit kannst du dann die Arbeitszeitdaten für beide Personengruppen exportieren.
⚡Bitte berücksichtige bei diesem Thema unseren Hinweis im entsprechenden Kapitel.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne.
Es ist für jedes Modell auf der linken Seite möglich die Lohnart einzutragen. Um in allen Modellen mit Stundenlohn die entsprechende Lohnart einzutragen, klickst du auf das Modell und auf der rechte Seite auf Lohnart. Anschließend kannst du über
➕Programm das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart eingeben.
Ob es sich bei dem Modell um ein stündliches Modell handelt, siehst du in den Einstellungen des Modells. Dort siehst du auch für welchen Anstellungstyp das Modell freigegeben ist. Denn die Lohnarten unterscheiden sich oftmals innerhalb der Anstellungstypen.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnart in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung- Zuschläge).
Du öffnest das Modell für den entsprechenden Zuschlag und gehst auf der rechten Seite unterhalb der Einstellungen auf Lohnart.
Anschließend klickst du auf ➕Programm, wählst dein Lohnprogramm aus und gibst die Lohnart ein.
Abwesenheitskategorien
Für Abwesenheiten werden die Lohnart und der Ausfallschlüssel benötigt. Angaben müssen für bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten getroffen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du Lohnart und Ausfallschlüssel nachtragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst.
Saldokorrekturen
Saldokorrekturen werden in der Auswertung verwendet, um eine Auszahlung oder einen Auf- bzw. Abbau von Überstunden vorzunehmen. Für Saldokorrekturen werden die Lohnart und der Ausfallschlüssel benötigt. Diese Angaben müssen beim Erstellen angegeben werden, nachträglich ist dies nur möglich, wenn man die Saldokorrektur löscht und erneut erstellt.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen auf Betriebsebene überschreiben die Kostenstellen für die Arbeitsbereiche.
Mitarbeitereigenschaft (optional)
Sind sowohl Gehaltsempfänger- als auch Lohnempfänger bei dir angestellt, ist es sinnvoll Mitarbeitereigenschaften bei den Personen einzupflegen. Dies ermöglicht dir schnellen und richtigen Export der Bewegungsdaten an dein Lohnbüro.
Du begibst dich in die ⚙️ Einstellungen - Mitarbeiter - Attribute und erstellst dort die Mitarbeitereigenschaften "Gehaltsempfänger" und "Lohnempfänger".
Anschließend gehst du in das 👤 Mitarbeitermodul und klickst den jeweiligen Mitarbeitenden an. Unter Stammdaten findest du die Registerkarte Mitarbeitereigenschaft und hakst dort die entsprechende Eigenschaft an.
ℹ️ Hinweis: Bitte beachte, dass die Eigenschaften in den Stammdaten nicht zeitabhängig für die Auswertung sind. Wenn also ein Mitarbeitender beispielsweise von einem Stundenlöhner zu einem Gehaltsempfänger wird oder von Vollzeit zu Teilzeit wechselt, stelle die Eigenschaft erst um, nachdem die letzte Lohnabrechnung auf Stundenlohnbasis oder für den Vollzeitmitarbeitenden stattgefunden hat. Der Filter zieht immer den aktuellen Eintrag der Eigenschaft ohne Berücksichtigung der Terminierung.
Einrichtung in DATEV LuG
Auch in DATEV muss zunächst eine Einrichtung vorgenommen werden. Zunächst muss vor dem ersten Import eine Formatbeschreibung angelegt werden. Wir bieten dazu jeweils für die Kalender- und die Monatserfassung zwei ini-Dateien an: eine mit Verwendung von Kostenstellen und eine ohne.
ini-Dateien um den Import einzurichten:
Lade die entsprechende Datei herunter und speichere diese auf dem PC ab. Die Datei wird über Extras - ASCII-Import Assistenten - Neu - "gastromatic" - importieren in DATEV LuG eingepflegt.
Öffne hierzu den Assistenten und klicke auf "Neu".
Vergib unter Hersteller-Formatbezeichung einen Namen und klicke anschließend auf "Importieren" um die soeben heruntergeladene ini-Datei auszuwählen.
Klicke dann auf "Fertig stellen".
Starte DATEV LuG nach erfolgreichem Import bitte neu. Die Einrichtung ist nach diesem Schritt abgeschlossen und du kannst nun die Schnittstelle nutzen.
Arbeitszeitdaten exportieren und in DATEV LuG importieren
Das DATEV-Export Feature funktioniert über den Export und Download einer Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in DATEV importiert, und DATEV übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
ℹ️ Hinweis: Denke daran die Mitarbeitenden nach Gehaltsempfänger und Lohnempfänger zu filtern. Wichtig ist an dieser Stelle vor allem, dass du bei Gehaltsempfänger keine bezahlten Abwesenheiten exportierst, da dies zu einer doppelten Vergütung in Datev führt. Du führst daher zwei Exporte aus: Einen für Gehaltsempfänger ohne Abwesenheiten und einen für Lohnempfänger mit Abwesenheiten (und Arbeitszeiten)
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. In dem Dropdown-Menü wählst du dann den DATEV Lohn & Gehalt-Export aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü für den „DATEV Export“.
Du wählst zunächst zwischen der Kalender- und der Monatserfassung aus,
Kalendererfassung: Diese bietet dir die Möglichkeit die Zeitdaten inklusive Abwesenheiten und Fehlzeiten deiner Mitarbeitenden für jeden Tag in LuG zu übernehmen.
Monatserfassung: Diese exportiert die Daten deiner Mitarbeitenden kumuliert für den ausgewählten Zeitraum. Es können jedoch keine Abwesenheiten und Fehlzeiten importiert werden, wiederum ermöglicht es die Übernahme von Euro-Beträgen z.B. zur Auszahlung von Essensgeld-Zuschlägen
Anschließend wählst du den zu exportierenden Monat und kannst die Berater- und Mandantennummer angeben, dies ist jedoch optional. Außerdem wählst du die zu übertragenen Daten aus, sodass diese grün markiert sind. Sind einige dieser Details ausgegraut, so liegen diese im ausgewählten Zeitraum nicht vor. Schwarz markierte Details sind für den Export vorhanden, jedoch nicht ausgewählt. Weiterhin kann der Export mit Kostenstellen mittels Anhaken des entsprechende Kästchens aktiviert werden, sofern Kostenstellen verwendet und eingepflegt sind. Zum Schluss bestimmst du, ob die Dauer in netto oder brutto exportiert werden soll. Netto Arbeitszeiten sind exklusive und Brutto Arbeitszeiten inklusive Pausen. Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und du erhältst eine datev.txt-Datei.
Die aus gastromatic exportierte Datei muss nun in DATEV LuG importiert werden. Öffne hierzu die Kalender-/Monatserfassung in DATEV. Klicke oben im Menü auf "Erfassen" und wähle über "Bewegungsdaten" den Punkt "Importieren" aus.
Eine neue Maske öffnet sich. Gebe zunächst den Monat der Übernahme an. Als Hersteller verwendest du die Formatbeschreibung, die du bei der Einrichtung der Schnittstelle erstellt hast. Über die Dateiauswahl wählst du dann die aus gastromatic exportierte Datei aus.
