🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Um einen zielgerichteten Dienstplan effizient schreiben zu können, ist es hilfreich, mit bestimmten Key Performance Indicators (KPIs) zu arbeiten. Im Dienstplan stehen dir grundsätzlich zwei Kategorien von Kennzahlen zur Verfügung: auf Schicht- bzw. Mitarbeiterebene auf Wochen- & Monatsbasis und Arbeitsbereichs- & Betriebsebene 📖. In diesem Artikel gehen wir lediglich auf die Schicht-/Mitarbeiter-KPIs ein.
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KPIs einblenden
Um die Schicht/Mitarbeiter-KPIs im Dienstplan zu nutzen, musst du diese über das Auge-Symbol aktivieren. Anschließend kannst du dir diese KPIs über das Spalten-Symbol in der Steuerleiste anzeigen lassen. Aktivierst du die Funktion, wird am rechten Ende des Dienstplans eine Spalte eingeblendet. In der Zeile, in der das Datum ausgewiesen wird, hast du die Möglichkeit, KPIs auszuwählen. Die Auswahl ist abhängig davon, ob du dich in der Schicht- oder Mitarbeiteransicht befindest. Außerdem kannst du über das Auge-Symbol festlegen, ob dir die Kennzahlen in Industrieminuten angezeigt werden.
In der Mitarbeiteransicht kannst du aus Kennzahlen, Konten und Zielerreichung auswählen. Hingegen bei der Schichtansicht stehen dir lediglich Kennzahlen zur Verfügung, diese unterscheiden sich auch von denen in der Mitarbeiteransicht. Je nachdem wie dein Betrieb strukturiert ist und mit welchen Beschäftigungsverhältnissen du arbeitest, sind hier unterschiedliche Vorgehensweisen und Kennzahlen für die Planung sinnvoll. In den nachfolgenden Abschnitten wird auf die einzelnen Auswahlmöglichkeiten eingegangen.
Kennzahlen
Die Kennzahlen weisen die Summe geplanter Stunden, Schichten, Zuschläge usw. aus. Diese können für die gewählte Kalenderwoche oder den gewählten Monat ausgegeben werden.
Schichtansicht
Folgende Kennzahlen stehen in der Schichtansicht zur Auswahl:
Zeiten:
Stunden (berücksichtigt geleistete und geplante Stunden, auch aus offenen Schichten und Schichthüllen, bezahlte Abwesenheiten sind nicht mitinbegriffen)
Unbesetzte Stunden (berücksichtigt neben geplanten und zugewiesenen Schichten auch die Stunden offener Schichten und Schichthüllen)
Schichten (berücksichtigt neben geplanten und zugewiesenen Schichten auch die Anzahl offener Schichten und Schichthüllen)
Schichthüllen/Offene Schichten (Anzahl offener Schichten und Schichthüllen)
Planabweichung % (berücksichtigt sowohl die Stunden zugewiesener Schichten als auch nicht zugewiesener Schichten und setzt diese ins Verhältnis zu den geplanten Iststunden (zugewiesene Schichten) und den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten)
Lohn/Gehalt:
Arbeitgeberkosten (Kosten für geplante und zugewiesene Schichten)
Zuschläge (in EUR/CHF für geplante und zugewiesene Schichten)
ℹ️ Hinweis: Offene Schichten und Schichthüllen werden bei den Kennzahlen berücksichtigt, sofern diese in der Gegenwart und Zukunft geplant sind. Sobald eine unbesetzte Schicht in die Vergangenheit fällt, wird diese in den Kennzahlen nicht mehr berücksichtigt.
Mitarbeiteransicht
Folgende Kennzahlen stehen in der Mitarbeiteransicht folgende Kennzahlen-Rubriken zur Auswahl:
Konten
Zeiten
Lohn/Gehalt
Konten
Über die Mitarbeiteransicht kannst du dir im Dienstplan verschiedene Konten anzeigen lassen. So erhältst du während der Dienstplanung einen Überblick und kannst sehen, wie sich die Konten entwickeln. Dir steht dann ein Aktualisierungsfeld 🔄 zur Verfügung, um die Kontostände zu laden und aktualisieren. Folgende Konten kannst du dir anzeigen lassen:
Arbeitszeitkonto
Urlaubskonto
Guttagekonto
Zuschlagskonto (sofern du Zuschläge zahlst)
Resturlaub
Die Werte beziehen sich immer auf die ausgewählte Woche, in der du gerade planst. Zusätzlich kannst du dir beim Arbeitszeitkonto die Werte auf Monatsebene anzeigen lassen, sodass du dir die Entwicklung über einen längeren Zeitraum betrachten kannst. Die Kontoanzeige besteht aus zwei Kennzahlen: Links wird der Wert zum Wochenbeginn angezeigt und rechts zum Ende der Woche, bzw. Monatsbeginn und Monatsende. Der rechte Wert berücksichtigt ggf. bereits gestempelten Zeiten oder andere Änderungen, die von der Planung abweichen.
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl des Optimierungszeitraums bei Arbeitszeit ist eine Funktion des automatisierten Dienstplans. Der Optimierungszeitraum umfasst einen Kalendermonat + angrenzende Tage in einer Kalenderwoche.
Hast du Zeitkonten im Dienstplan ausgewählt, steht dir ebenfalls ein Aktualisierungsfeld 🔄 zur Verfügung, über welchen du die Zeitkontostände laden und aktualisieren kannst.
Zeiten:
Kennzahlen:
Arbeitszeit (berücksichtigt neben Arbeitsstunden auch die Abwesenheiten)
Sollarbeitszeit (in den Vertragsdaten hinterlegte Stunden)
Sollarbeitstage (in den Vertragsdaten hinterlegte Anzahl an Arbeitstagen)
Arbeitstage (zeigt an, wie viele Tage, inkl. Abwesenheitstage, vergütet werden)
Lohn: (Bruttolohn des Mitarbeitenden, auch auf Stundenbasis).
Planabweichung % (berücksichtigt sowohl die Stunden zugewiesener Schichten als auch nicht zugewiesener Schichten und setzt diese ins Verhältnis zu den geplanten Ist-Stunden (zugewiesene Schichten) und den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten)
Arbeitseinsätze (zeigt an, an wie vielen Tagen im aktuellen Jahr der Mitarbeitenden bereits gearbeitet hat)
Zielerreichung:
Über die Zielerreichung kannst du dir KPIs ziehen, zu denen ein Soll-Ist-Vergleich ausgegeben wird. Dieser wird jeweils als Balkendiagramm dargestellt. Abhängig von der ausgewählten Kennzahl, kann diese bezogen auf die aktuell geöffnete Kalenderwoche, den gesamten Monat oder das aktuelle Jahr gewählt werden. Folgende Zielerreichungen stehen hierbei zur Auswahl:
Arbeitszeit (Bei dieser Darstellung siehst du, wie viele Stunden dein Mitarbeitender noch Arbeiten darf)
Arbeitstage (Bei dieser Darstellung siehst du, wie viele Tage dein Mitarbeitender noch Arbeiten darf)
Zuschläge (Diese Darstellung zeigt dir an, wie viele Zuschläge dein Mitarbeitender gemäß seiner Pauschale erarbeiten sollte)
Max. Verdienst (Hiermit kannst du die maximale Verdienstgrenze der Minijobber im Auge behalten)
Max. Arbeitstage (Hiermit kannst du die maximale Arbeitstage von kurzfristig Beschäftigten im Auge behalten)
Min. Arbeitstage (Diese Zahl gibt an, wie viele Tage der Mitarbeitende im aktuellen Jahr mindestens geplant werden muss. Der Wert kann bei "Beschäftigungsgrenzen" pro Mitarbeitende hinterlegt werden)
Die Zielerreichung wird nach den aktuell in der Auswertung vorliegenden und den im Dienstplan eingetragenen Zeiten ermittelt. Hat der Mitarbeitende seinen Sollwert oder eine bestimmte Grenze wie dem max. Verdienst noch nicht erreicht, kannst du anhand des Balkendiagramms erkennen, wie viel Soll/Verdienst/Tage noch offen ist. Ist der Wert unter Soll oder erfüllt das Soll, ist der Balken grün, übersteigt der Wert das Soll, so wird der Balken gelb gefüllt mit einer prozentualen Angabe, wie hoch der Wert über dem Soll liegt. Bei Auswahl der Zielerreichung auf Monatsbasis bzw. Jahresbasis, wir zusätzlich eine gestrichelte Linie eingeblendet. Diese gestrichelte Linie kennzeichnet, wie viel der Mitarbeitende bereits hätte geplant werden können.
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl des Optimierungszeitraums bei Arbeitszeit ist eine Funktion des automatisierten Dienstplans. Der Optimierungszeitraum umfasst einen Kalendermonat + angrenzende Tage in einer Kalenderwoche.
🚀 Beispiel: Der Mitarbeitende hat im Oktober 168 Monatsstunden. Bis einschließlich 30.10. wurde er 37,5 Stunden geplant. Hätte man ihn stets nach seinem Soll verplant, hätte er bis zum 30.10. 160 Stunden arbeiten können.
Lohn/Gehalt:
Kennzahlen:
Lohn (Der Bruttolohn des Mitarbeitenden wird dir angezeigt)
Arbeitgeberkosten (Hierüber werden dir die Arbeitgeberkosten (Lohnkosten + Personalnebenkosten) pro Schicht angezeigt)
Zuschläge (Sofern du Zuschläge zahlst, werden dir hier die Kosten anzeigt, die für Zuschläge in einer Schicht entstehen)
Zielerreichung:
Über die Zielerreichung kannst du dir KPIs ziehen, zu denen ein Soll-Ist-Vergleich ausgegeben wird. Dieser wird jeweils als Balkendiagramm dargestellt. Abhängig von der ausgewählten Kennzahl, kann diese bezogen auf die aktuell geöffnete Kalenderwoche, den gesamten Monat oder das aktuelle Jahr gewählt werden. Folgende Zielerreichungen stehen hierbei zur Auswahl:
Zuschläge (Zahlst du Zuschläge, dann zeigt dir diese Darstellung an, wie viele Zuschläge dein Mitarbeitender gemäß seiner Pauschale erarbeiten sollte)
Max. Verdienst (Diese Kennzahl ist hilfreich bei Minijobbern, um die maximale Verdienstgrenze im Blick zu behalten)
Die Zielerreichung wird nach den aktuell in der Auswertung vorliegenden und den im Dienstplan eingetragenen Zeiten ermittelt. Hat der Mitarbeitende seinen Sollwert oder eine bestimmte Grenze wie dem max. Verdienst noch nicht erreicht, kannst du anhand des Balkendiagramms erkennen, wie viel Soll/Verdienst/Tage noch offen ist. Ist der Wert unter Soll oder erfüllt das Soll, ist der Balken grün, übersteigt der Wert das Soll, so wird der Balken gelb gefüllt mit einer prozentualen Angabe, wie hoch der Wert über dem Soll liegt. Bei Auswahl der Zielerreichung auf Monatsbasis bzw. Jahresbasis, wir zusätzlich eine gestrichelte Linie eingeblendet. Diese gestrichelte Linie kennzeichnet, wie viel der Mitarbeitende bereits hätte geplant werden können.
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl des Optimierungszeitraums bei Arbeitszeit ist eine Funktion des automatisierten Dienstplans. Der Optimierungszeitraum umfasst einen Kalendermonat + angrenzende Tage in einer Kalenderwoche.