In diesen Artikel geht es um Personal-Grundwissen, welches absolut notwendig ist, um die KPIs richtig zu verwenden. Mit anderen Worten: Man muss lernen, die KPIs gut einzusetzen, um den maximalen Nutzen zu bekommen.
💡 Tipp: Die Besonderheiten der Beschäftigungsverhältnisse findest du auch in deinem Personalkompass (Download Band 1 📄, Band 2 📄, Band 3 📄, ⭧ Band 4 🔑 Passwort: optimaler-personaleinsatz).
Im Folgenden geben wir einen Überblick über die verschiedenen Beschäftigungsverhältnisse bzw. Anstellungstypen und deren Besonderheiten. Aus diesen Besonderheiten leiten wir die besten Einstellungsmöglichkeiten für die KPIs ab.
ℹ️ Hinweis: Klickst du in der Mitarbeiteransicht im Dienstplan auf den Anstellungstyp unterhalb des Namens des Mitarbeitenden, werden entsprechend diesem Anstellungstyp die KPIs rechts in der Spalte ausgewählt.
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Festanstellung
Geringfügige Beschäftigung
Sonstige
Personalkompass
Vollzeit, Teilzeit
Festangestellt
Bestimmte Arbeitszeitvorgabe nach Arbeitsvertrag möglich.
AG-Nebenkosten 📖: ca. 22%
Beachtung der Wochenarbeitszeit nach dem Arbeitsvertrag.
Ggf. Arbeitszeit- und/oder Guttagekonto.
Gesetzliche Bestimmungen beachten (ArbZG, BUrlG, MiLoG, etc.)
Welche KPIs werden eingestellt?
Klickst du in der Mitarbeiteransicht im Dienstplan auf den Anstellungstyp unterhalb des Mitarbeiternamens, werden automatisch folgende KPIs ausgewählt:
Arbeitszeit in aktueller Kalenderwoche (Zielerreichung)
Arbeitszeitkonto im aktuellen Kalendermonat (Konten)
In Abhängigkeit vom Arbeitsvertrag können auch folgenden KPIs für Vollzeitmitarbeitende interessant sein:
Sollstunden in der aktuellen Kalenderwoche (Kennzahlen)
Sollstunden im aktuellen Kalendermonat (Kennzahlen)
Arbeitszeit im aktuellen Monat (Zielerreichung)
Guttagekonto (Konten)/Zuschlagskonto
Mithilfe dieser KPIs bekommst du einen Überblick, wie viele Stunden dein Mitarbeitender bereits in der betreffenden Woche bzw. Monat verplant wurde und den Wert mit der Sollarbeitszeit vergleichen. Betrachtest du dir die Konten bei der Dienstplanung, hast du mögliche Verbindlichkeiten (Überstunden, Guttage) oder auch Forderungen (Unterstunden, negatives Zuschlagskonto) im Blick und kannst diese zielgerichtet steuern, um hohe positive/negative Werte zum Jahresende oder bei Austritt des Mitarbeitenden zu vermeiden.
Midijob
Festangestellt
zwischen 603,01 und max. 2.000 Euro im Monat
voll sozialversichert
AG-Nebenkosten 📖: ca. 33% (konstant)
Sonderzahlungen, wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld zählen zum Bruttoarbeitsentgelt dazu
gesetzliche Bestimmungen beachten (ArbZG, BUrlG, MiLoG, etc.)
AN-Beiträge zur SV steigen entsprechend dem Entgelt „gleitend“
Welche KPIs werden eingestellt?
Klickst du in der Mitarbeiteransicht im Dienstplan auf den Anstellungstyp unterhalb des Mitarbeiternamens, werden automatisch folgende KPIs ausgewählt:
Arbeitszeit in aktueller Kalenderwoche (Kennzahl)
Max. Verdienst im Monat (Zielerreichung)
Mithilfe dieser KPIs hast du die max. Verdienstgrenze optimal im Blick und zusätzlich bekommst du einen Überblick darüber, wie viele Stunden der Mitarbeitende in der aktuellen Kalenderwoche bereits eingeplant wurde bzw. wie viele Stunden er bereits gearbeitet hat (inkl. Abwesenheiten).
Minijob
Max. 7.236 Euro im Jahr (bei kürzerer Beschäftigung anteilig), andernfalls gilt die Beitragspflicht
Entgelt wird nach erarbeiteten Stunden ausbezahlt (also schwankt es).
Sonderzahlungen, wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld müssen in den 7.236 Euro bereits enthalten sein.
Grundsätzlich. keine Zahlung von Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.
BUrlG, EFZG, etc. gelten hier auch
AG-Nebenkosten 📖: ca. 33%
Das Entgelt darf bis zu einer Grenze von 1.206 Euro (603 * 2 = 1.206) im Monat ausbezahlt werden. Nur in Ausnahmefällen dürfen die 1.206 Euro überschritten werden (max. 2 Monate im Kalenderjahr).
In begründeten Ausnahmefällen darf ein Minijobber demnach höchstens 8.442 Euro im Jahr verdienen.
In unserem Blog findet du mehr Informationen zum maximalen Verdienst beim Minijob.
Welche KPIs werden eingestellt?
Klickst du in der Mitarbeiteransicht im Dienstplan auf den Anstellungstyp unterhalb des Mitarbeiternamens, werden automatisch folgende KPIs ausgewählt:
Max. Verdienst im Monat (Zielerreichung)
Max. Verdienst im Jahr (Zielerreichung)
Mithilfe dieser KPIs erhältst du den Überblick, ob du die monatliche und die jährliche Verdienstgrenzen bei deiner Planung eingehalten werden.
Minijob (verstetigtes Entgelt)
Max. 7.236 Euro im Jahr (bei kürzerer Beschäftigung anteilig)
Entgelt wird verstetigt bezahlt, unabhängig von den monatlich erarbeiteten Stunden (jeden Monat max. 603 Euro) .
Sonderzahlungen, wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld müssen in den 7.236 Euro bereits enthalten sein.
Grundsätzlich keine Zahlung von Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.
BUrlG, EFZG, etc. gelten hier auch
AG-Nebenkosten 📖: ca. 22%
Führung eines Arbeitszeitkontos wird vorausgesetzt.
Regelungen müssen im Arbeitsvertrag festgehalten werden.
Es ist möglich, den Minijobber bis zu 3 Monaten freizustellen, um Plusstunden auszugleichen.
Nach Beendigung des Vertrags werden Plusstunden spätestens im darauffolgenden Monat ausgeglichen, Minusstunden hingegen nicht.
Werden zwei Minijobs gleichzeitig ausgeführt, so tritt ab Überschreiten der 7.236 Euro Jahresgrenze eine Beitragspflicht ein.
Welche KPIs werden eingestellt?
In unserem Dienstplan unterscheiden wir nicht zwischen Minijobs mit schwankenden oder verstetigten Entgelt. Bei Minijobs mit verstetigtem Entgelt empfehlen wir folgenden KPIs:
Max. Verdienst im Monat (Zielerreichung)
Arbeitszeitkonto (Konten)
Mithilfe dieser KPIs behältst du die monatliche Verdienstgrenze im Auge und erkennst durch das Arbeitszeitkonto, wie sich die Über-/Unterstunden entwickeln.
Kurzfristige Beschäftigung
Maximal 3 Monate am Stück bei mindestens fünf Arbeitstagen in der Woche.
Oder 70 Tage im Jahr bei bis zu fünf Arbeitstagen in der Woche (Regelung wurde unbefristet verlängert)
Bezahlte Abwesenheitstage sind hierin mit zu berücksichtigen.
BUrlG, EFZG, etc. gelten hier auch
AG-Nebenkosten 📖: ca. 25% (pausch. Versteuerung)
Es darf keine Berufsmäßigkeit vorliegen
Berufsmäßigkeit liegt vor, wenn das Entgelt maßgeblich zur Erwirtschaftung des Lebensunterhalts dient und/oder eine gewisse Regelmäßigkeit aufweist.
Sie ist dann regelmäßig, wenn sie im Voraus auf ständige Wiederholung ausgerichtet ist und über einen längeren Zeitraum (mehr als 12 Monate) ausgeübt werden soll.
Welche KPIs werden eingestellt?
Klickst du in der Mitarbeiteransicht im Dienstplan auf den Anstellungstyp unterhalb des Mitarbeiternamens, werden automatisch folgende KPIs ausgewählt:
Max. Tage im Jahr (Zielerreichung)
Tage im Monat (Zielerreichung)
Mithilfe dieser KPIs kann man leicht überprüfen, ob die 70 Tage-Regel eingehalten wird und wie viele Tage der Mitarbeitende noch eingeplant werden kann. Zusätzlich kann man schnell nachvollziehen, wie viele Tage der betreffende Mitarbeitende im aktuellen Monat bereits gearbeitet hat (inkl. Abwesenheitstagen).
Student
Maximal 20 Stunden/Woche
Gültige Immatrikulationsbescheinigung notwendig.
BUrlG, EFZG, etc. gelten hier auch
AG-Nebenkosten 📖:
< 603 Euro ca. 22%, da Minijobber oder kurzfristige Beschäftigung
> 603 Euro ca. 10,77%Deutlich niedrigere Lohnnebenkosten als bei Minijobbern bei Zahlung von mehr als 603 Euro im Monat.
EFZG max. 6 Wochen
Steuern fallen erst bei einer Überschreitung von 12.348 Euro/Jahr an.
Ab einer Überschreitung von 603 Euro/Monat sinkt der BaföG-Anspruch.
Welche KPIs werden eingestellt?
Klickst du in der Mitarbeiteransicht im Dienstplan auf den Anstellungstyp unterhalb des Mitarbeiternamens, werden automatisch folgende KPIs ausgewählt:
Arbeitszeit in der aktueller Kalenderwoche (Kennzahl)
Lohn im aktuellen Monat (Kennzahl)
Manche Studenten beziehen BaföG und dürfen einen bestimmten Euro-Betrag im Monat nicht überschreiten. In diesem Fall empfehlen wir folgende KPI statt dem Lohn im aktuellen Monat zu betrachten:
Max. Verdienst im Monat (Zielerreichung)
Azubi
Einkommen ist sozialversicherungspflichtig - unabhängig von der Höhe.
AG-Nebenkosten 📖: ca. 22%
Bei Jugendlichen sind besondere Arbeitszeiten/Urlaubstage zu beachten:
Arbeitszeiten unter 18 Jahren: max. 8 Std. am Tag (in der Zeit von 6-22 Uhr) bzw. 40 Std./Woche; Wochenende frei, nur ausnahmsweise Arbeit an Wochenende, wenn in der selben Woche ein Ausgleichstag genommen werden kann; mind. 12 Std. Ruhezeit, nach 6 Stunden Arbeit 60 Min. Pause
Urlaubstage (UT) bei einer 6-Tage-Arbeitswoche: unter 16 = 30 UT, unter 17 = 27 UT, unter 18 = 25 UT
Welche KPIs werden eingestellt?
Klickst du in der Mitarbeiteransicht im Dienstplan auf den Anstellungstyp unterhalb des Mitarbeiternamens, werden automatisch folgende KPIs ausgewählt:
Arbeitszeit in der aktuellen Kalenderwoche (Zielerreichung)
Tage in der aktuellen Kalenderwoche (Zielerreichung)
Insbesondere in einem Ausbildungsverhältnis ist es wichtig die betreffenden Mitarbeitenden fair und ausgeglichen zu verplanen. Daher bekommt man mithilfe dieser KPIs einen Überblick darüber, wie viele Stunden und Arbeitstage in Bezug auf den Vertrag bereits verplant wurden.
Selbstständig
Beschäftigung meist aufgrund eines Werk- oder Dienstvertrages
Persönlich unabhängig
In der Ausgestaltung von Arbeitszeit und -ort frei
Ist keinen Weisungen des Auftraggebers unterworfen
Ist nicht in den Betrieb eingegliedert
Führt eigenständig seine Steuern und Sozialabgaben ab
AG-Nebenkosten: keine
🚩 Wichtig: Werden Merkmale des Arbeitnehmers erfüllt, droht die Gefahr der Scheinselbständigkeit, das heißt, im Ernstfall muss der Arbeitgeber Beiträge an die Sozialversicherung und Steuern - auch für die Vergangenheit - nachzahlen.
Welche KPI wird eingestellt?
Klickst du in der Mitarbeiteransicht im Dienstplan auf den Anstellungstyp unterhalb des Mitarbeiternamens, wird automatisch folgende KPI ausgewählt:
Kosten pro Monat (Kennzahl)
Du erkennst schnell deine Kosten, die in diesem Monat für den selbstständigen Mitarbeitenden angefallen sind.