In der Auswertung 📈 hast du die Möglichkeit dir die Daten deiner Mitarbeitenden über verschiedene Exporte als Excel- oder CSV-Datei zu ziehen.
Der Urlaub-Export (Excel) eignet sich vor allem für eine übersichtliche Darstellung der bereits genommenen, genehmigten und geplanten Urlaube in der Jahresperspektive. Darüber hinaus kann mit dem Tagessatz eine einfache Urlaubsrückstellung ermittelt werden.
Der Export bezieht sich immer auf das Kalenderjahr, das im Exportfenster angezeigt wird. Das Enddatum des ausgewählten Zeitraums in der Auswertung bestimmt das Urlaubsjahr.
Bei der Gruppierung kann sich der Anwender zwischen 'Keine Gruppierung, Arbeitsbereich und Betrieb' entscheiden. Je nach dem was man ausgewählt hat, wird beim Export immer der Stammarbeitsbereich oder der Stammbetrieb zum eingestellten Enddatum herangezogen. Bsp: Ein Mitarbeitender hat 6 Monate (01.01. - 31.06) in der Küche (Stammarbeitsbereich) gearbeitet und dort Urlaub genommen und arbeitet nun im Service (neuer Stammarbeitsbereich), dann wird der Mitarbeitende im Export bei der Gruppierung 'Arbeitsbereich' in der Küche aufgeführt, wenn zum Beispiel der 01.05 als Enddatum eingestellt ist.
Zudem kann man sich bei den Resturlaubstagen aus dem Vorjahr zwischen Prognosewerten und aktuellen Werten entscheiden. Die Unterscheidung ist hilfreich und sinnvoll, wenn noch Resturlaubstage offen sind. (🚩Wichtig: Bei Schweizer L-GAV-Kunden gibt es keine Auswahl, da Ferien nicht verfallen.)
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl "Prognosewerte" bzw. "Aktuelle Werte" beeinflusst in Excel die Werte in den Spalten I̲ "Offener Rest VJ", J̲ "Anspruch Gesamt", L̲ "Offener Urlaub" und N̲ "Resturlaub".
Der Prognosewert bezieht sich stets auf den 31.12. eines Jahres.
Aktueller Wert heißt, dass die Werte in den genannten Spalten zum Exportdatum ermittelt werden. Somit kannst du zum Bsp. aus der Spalte I (Offener Rest VJ) erschließen, ob du deine Mitarbeitenden über offene Resturlaube erinnern musst, bevor diese demnächst bei ihnen verfallen.
Bei der Auswahl der Prognosewerte, werden dir die gleichen Werte dargestellt, wie in der Urlaubskontoübersicht (👤 Mitarbeiter - Mitarbeiterdetails - Konten - Urlaubskonto).
Übersichtsseite im Export
Du erhältst im Urlaub-Export eine Übersichtsseite in der alle Mitarbeitenden mit den jeweiligen Daten zum Urlaub aufgelistet sind. Anders als in den anderen Standard-Exporten gibt es für den Urlaub-Export keine einzelnen Datenblätter pro Mitarbeitende. Folgende Informationen findest du in den jeweiligen Spalten:
Personalnummer (wenn vergeben)
Kostenstelle (wenn hinterlegt,
⚙️ Einstellungen - Verwaltung - Betriebe)Vorname
Nachname
Anspruch, der den Mitarbeitenden laut Arbeitsvertrag pro Jahr zusteht
Korr. Urlaub = Summe manueller Urlaubsaugleiche im Urlaubskonto
Die Daten Urlaub aus dem Vorjahr beinhalten sowohl den Resturlaub, den verbrauchten Resturlaub als auch den offenen Urlaub aus dem Vorjahr.
Ist der Wert in der Spalte I̲ "Offener Rest VJ" positiv, ist der Resturlaub bislang nicht verfalle. Sobald der Wert jedoch negativ ist, sind diese Resturlaubswerte bereits verfallen (aktuelle Werte) bzw. würden verfallen (Prognosewerte).
Anspruch gesamt: Aus den vorher beschriebenen Kennzahlen ergibt sich der gesamte Jahresanspruch für die Mitarbeitenden. Das heißt, hier fließen manuelle Korrekturen und der Resturlaub aus dem Vorjahr sowie ggf. der Verfall mit ein.
Genommener Urlaub vor dem TT.MM.JJJJ zeigt dir, wie viele Urlaubstage bis zum Enddatum deines ausgewählten Zeitraums bereits genommen wurden.
Offener Urlaub: Wie viele Urlaubstage stehen den Mitarbeitenden zum Zeitpunkt XY noch zu.
Genehmigte Urlaube nach dem TT.MM.JJJJ sagt dir, wie viele Urlaubstage den Mitarbeitenden nach deinem ausgewählten Enddatum in der Auswertung bereits genehmigt wurden.
Resturlaub: Zeigt dir, wie viele Urlaubstage deinen Mitarbeitenden insgesamt in diesem Jahr noch zu Verfügung stehen. Hier werden die bereits genehmigten Urlaubstage nach deinem ausgewählten Enddatum mit einbezogen.
Unter Urlaubstage nach Monat siehst du, wie viele Urlaubtage jeder Mitarbeitende in welchem Monat in diesem Jahr genommen hat.
Urlaubskonto zum Enddatum deines ausgewählten Zeitraumes.