Wenn du neue Mitarbeitende einstellst oder Verträge von Bestandsmitarbeitern anpasst, werden die Vertragsdaten in den meisten Fällen mitten in der Woche beginnen oder enden. Arbeiten die betreffenden Mitarbeitende an variablen Tagen, also jeder Tag in der Woche könnte ein Arbeitstag sein, dann führt dies zu einer anteiligen Sollstundenberechnung. Würde man das Wochensoll nicht anteilig berechnen, würden sich die Fragen stellen: Wie viele Stunden sind in der ersten Arbeitswoche zu leisten? Wie viele freie Tage werden zugestanden?
ℹ️ Hinweis: Hast du bei deinen Mitarbeitende in den Vertragsdaten feste Tage hinterlegt, sind deine Mitarbeitende von dieser Besonderheit "anteilige Sollstundenberechung" nicht betroffen.
🚀 Beispiel (Wochensoll):
Charlie wird zum 01.04.2021 (Donnerstag) eingestellt. In den Vertragsdaten sind 40 Stunden/Woche an 5 Tagen eingetragen und es sind keine festen Tage hinterlegt.
Wenn wir uns in der Auswertung die Kalenderwoche vom 29.03. bis 04.04.2021 anschauen, berechnet gastromatic ein anteiliges Wochensoll in Höhe von 22:51 vom 01.04. bis 04.04.2021. Wie dieser Wert zustande kommt, erklären wird dir in der nachfolgenden Berechnung:
da Charlie an jedem Tag einen Solltag haben könnte, wird das Wochensoll zunächst nicht auf 5 Tage verteilt, sondern auf 7.
40 Stunden ÷ 7 Tage = 5,714 Stunden/Tag
Charlie wird zum 01.04.2021, ein Donnerstag, eingestellt. Das sind 4 Kalendertage in der ersten Anstellungswoche: Do, Fr, Sa, So. Entsprechend wird nun das zuvor berechnete Tagessoll (7-Tage-Basis) mit den Tagen multipliziert.
5,714 Stunden/Tag × 4 Tage = 22,86 Stunden/Woche
22,86 Dezimalstunden entsprechen 22:51 Echtzeitstunden
Diese Berechnung erklärt das anteilige Wochensoll. Daraus ergibt sich dann auch die Antwort, weshalb das Tagessoll nicht an allen Tagen gleich ist in der ersten Arbeitswoche. Charlie hat ein Tagessoll von 8 Stunden bei einer 40 Stunden/Woche. Daraus ergibt sich folgende Berechnung:
22,86 Std/W - 8 Std/T = 14,86 Std/W | → 1. Solltag (Donnerstag, 01.04.) |
14,86 Std/W - 8 Std/T = 6,86 Std/W | → 2. Solltag (Freitag, 02.04.) |
6,86 Std/W (nur anteiliges Tagessoll) | → 3. Solltag (Samstag, 03.04.) |
Kein Soll mehr vorhanden | → Freier Tag (Sonntag, 04.04.) |
Eine Besonderheit, die sich speziell am 3. Solltag ergibt, ist dass eine Abwesenheit an diesem Tag auch nur anteilig berechnet werden würde. Würde Charlie nun am 03.04. Urlaub nehmen, würde es sich um 0,86 Urlaubstage handeln (6,86 Std ÷ 8 Std).
Grundsätzlich können wir die Berechnungslogik nicht durch Einstellungen beeinflussen, außer man nutzt feste statt variable Tage in den Vertragsdaten.
Wenn du nun sagst, dass deine Mitarbeitenden dann 3 volle Solltage oder 2 freie Tage oder einen ganzen Urlaubstag gewertet werden soll, musst du manuell Korrekturen vornehmen
3 volle Solltage = 24 Stunden → Saldokorrektur
Du trägst eine negative Saldokorrektur in Höhe der Differenz zum "normalen" Tagessoll ein, hier im 🚀 Beispiel wären das -1,14 Stunden.2 freie Tage = 16 Stunden → Saldokorrektur oder Abwesenheit
Du trägst eine positive Saldokorrektur in Höhe des anteiligen Solltages ein, hier im 🚀 Beispiel wären das 6,86 Stunden.
Nutzt du eine Abwesenheit, muss eine Abwesenheitskategorie mit den Eigenschaften "bezahlter Arbeitstag" und Berechnungspriorität "mittel" erstellt werden und dann kannst die diese für den 3. Solltag eintragen.
🚩 Wichtig: Um die Logik mit der Abwesenheit nutzen zu können, müssen in der Woche an allen Tag mit "vollem" TFagessoll Arbeitseinsätze stattfinden, in unserem 🚀 Beispiel 2 Tage.
ganzer Urlaubstag → Urlaubsausgleich
Du trägst den Urlaubstag ganz normal ein an dem Tag mit dem anteiligen Tagessoll. Anschließend begibst du dich ins Urlaubskonto und nimmst dort einen Urlaubsausgleich vor. Hier im 🚀 Beispiel würden 0,86 Urlaubstage gewertet werden, entsprechend nimmst du einen negativen Ausgleich in Höhe von -0,14 vor.
ℹ️ Hinweis: Für eine saubere Dokumentation empfehlen wir zusätzlich eine Saldokorrektur in Höhe von 1,12 Stunden (0,14 Urlaubstage x 8 Sollstunden/Tag). Dann wäre der Urlaubstag ein Tagessoll wert.
-0,86 Urlaubstage - 0,14 Tage Urlaubsausgleich = -1 Urlaubstag