Hast du in deinem Betrieb eine Person eingestellt, die ein Duales Studium 🎓 absolviert, stellt sich nun die Frage, wie du dies in gastromatic abbildest. Wir haben an dieser Stelle eine Empfehlung für dich, diese Vertragsdaten mit weniger Pflege in gastromatic abzubilden. Denn die Besonderheit bei Studierenden ist, dass sie für gewöhnlich während des Semesters nur 20 Stunden/Woche arbeiten dürfen. Das bedeutet, dass das Studium den Rest der vertraglichen Sollstunden erfüllen sollte, sodass die Person keine Minusstunden während des Semesters aufbaut.
Prüfe zunächst deine Vertragsdaten: Sollstunden, Arbeitstage/Woche & Urlaubsanspruch.
Sind im Vertrag 40 Wochenstunden zu 5 Tagen mit 25 Urlaubstage hinterlegt, heißt dies, dass ein Arbeitstag 8 Sollstunden hat und insgesamt 5 Wochen Urlaub gewährt werden.
Trägst du nun 2 Tage Uni ein, sind diese beiden Tage nur 16 Stunden wert, da während des Semesters nur 20 Stunden gearbeitet werden darf, entstehen so zwangsläufig 4 Minusstunden.
👍 Pro: Einen Vertrag über das gesamte Duale Studium und der Urlaubsanspruch ist korrekt.
👎 Contra: Wöchentlich müsste eine Saldokorrektur vorgenommen werden, um die 4 Minusstunden gut zu schreiben.
Nun könnte man auch während des Semesters die Vertragsdaten mit 20 Wochenstunden anlegen, keine Uni eintragen, bzw. diese als bezahlte Fehlzeit hinterlegen. Während der studienfreien Zeit, könnte man dann einen neuen Vertrag mit 40 Stunden/Woche anlegen.
👍 Pro: Die Vertragsdaten entsprechen immer die zu leistenden Wochenstunden.
👎 Contra: Hoher Aufwand die Vertragsdaten zu pflegen und bei Urlaub müsste man das Urlaubskonto und den Anspruch stets im Blick haben.
Um Saldokorrekturen und hoher Datenpflege vorzubeugen, empfehlen wir folgendes:
Verteile die 40 Wochenstunden auf 4 Tage, statt auf 5.
Damit ist eine Abwesenheit, also ein Unitag 10 Stunden wert. Trägst du 2 Tage Uni ein, verbleiben noch 20 Stunden. Die Angabe der 4 Tage in den Vertragsdaten hat keinerlei Auswirkungen auf die Dienstplanung, d. h. man kann die Person dennoch an 3 oder 4 weiteren Tagen eintragen oder nur 2 Tagen.Rechne den Urlaubsanspruch auf eine 4 Tage Woche um.
Wenn du bei einer 5 Tage Woche 25 Tage gewährst (5 Wochen Urlaubsanspruch: 5 Wochen x 40 Stunden = 200 Urlaubsstunden), dann muss sich der Anspruch bei einer 4 Tage Woche auf 20 Tage reduzieren. Dies entspricht ebenso 5 Urlaubswochen und da es sich unverändert um eine 40 Stunden/Woche handelt, sind es auch 200 Urlaubsstunden.
🚩 Wichtig ist in diesem Fall vor allem, dass du dies mit deinen Dual Studierenden kommunizierst, sodass nicht der Eindruck entsteht, dass sie weniger Urlaub bekommen würden als ihnen vertraglich zugesichert wird.Feiertage & andere Abwesenheiten ❗
Gewährst du grundsätzlich eine Sollreduktion an Feiertagen, musst du auch an dieser Stelle berücksichtigen, dass ein Feiertag nun 10 Stunden wert ist. Du könntest alternativ mit der Saldokorrektur arbeiten und dann pro Feiertag 8 Stunden gutschreiben oder mit einer Abwesenheitskategorie "Feiertag" (bezahlter Arbeitstag) arbeiten und diese über eine Dauer von 8 Stunden eintragen. Ebenso würden Krankheitstage auch mit 10 Stunden bewertet werden. Bei einer Woche Krankheit, ist das kein Problem, da die Woche 40 Stunden wert ist. Jedoch bei einzelnen Krankheitstagen würden zu viele Stunden angerechnet werden. Auch hier sollte dann die Krankheit über eine Dauer von 8 Stunden bewertet werden.