Bei der Ansichtsfunktion handelt es sich um speicherbare Anzeigeeinstellungen in der Auswertung. Mithilfe der Ansichtsfunktion kannst du deine Einstellungen und Filter als Vorlage, d.h. als sogenannte "Ansicht", abspeichern und jederzeit abrufen. Wiederkehrende Einstellungen, zum Beispiel für Zeitenkontrolle, Monatsabschlüsse, Lohnvorbereitung etc. können so mit nur einem Klick aufgerufen werden. Neben der individuellen Abspeicherung von aktuellen Einstellung hast du auch die Möglichkeit, die im System hinterlegten Ansichtsvorlagen zu nutzen. Bei dieser Funktion handelt es sich um eine Standardfunktion und ist in allen von uns angebotenen Paketen verfügbar.

Neue Ansicht erstellen

Ansicht bearbeiten oder löschen

Bestehende Ansicht ändern

Ungespeicherte Änderungen

Vorlagen für Ansichten

→ Zeiten bestätigen

→ Soll-/Ist-Vergleich

→ Konflikte

→ Student

→ Zuschlagskonten

→ Stundenkonten (L-GAV)

→ Tageskonten (L-GAV)

Best Practices

Beim Speichern von Ansichten bietet dir gastromatic immer die richtige Option an. Wenn du noch gar keine Ansicht erstellt hast, oder keine ungespeicherten Änderungen hast, findest du unter “Ansicht” den hellgrünen Button + Ansicht erstellen. Es öffnet sich ein Modal und du kannst über den ersten Button aktuelle Einstellungen deine ausgewählten Einstellungen in einer Ansicht speichern - du musst ihr nur einen Namen geben.

Du kannst dir beliebig viele Ansichten hinterlegen. Wichtig ist, dass du zunächst alle Kennzahlen und anzuzeigende Daten auswählst und erst dann auf den Button + Ansicht erstellen gehst, um deine angezeigten Daten als Ansicht abzuspeichern. Hast du bereits eine Ansicht gespeichert, dann ändert sich der Button + Anzeige erstellen in einen kleinen hellgrünen + Button.

In der Ansicht werden folgende Informationen gespeichert:

Du kannst dir alle gespeicherten Ansichten unter Ansicht über den kleinen Drop-Down-Pfeil rechts aufrufen und mit einem Klick auf die jeweilige Ansicht diese auswählen.

ℹ Hinweis: Der Zeitraum wird in den Ansichten nicht gespeichert, d. h. diese sind zeitunabhängig nutzbar.

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Wenn du auf das Feld “Ansicht hinzufügen” und dort auf den Drop-Down-Pfeil klickst, werden dir alle bestehende Ansichten angezeigt. Über die sechs Punkte links kannst du die Ansichten in der Reihenfolge per Drag&Drop verschieben, wenn du die sechs Punkte mit der Maus anwählst und die linke Maustaste gedrückt hältst. Fährst du mit der Maustaste im Drop-Down-Menü über die jeweilige Ansicht, stehen dir zwei Aktionen zur Verfügung:

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Sofern du eine bestehende Ansicht ändern möchtest, gehe folgendermaßen vor: Wähle wie unter Ansicht bearbeiten oder löschen beschrieben mit einem Klick die Ansicht aus, die du bzgl. der anzuzeigenden Daten ändern bzw. anpassen möchtest. Führe dann deine Änderung(en) in Gruppierung, Untergruppierung, anzuzeigende Daten, Sortierung, Filter, Gruppenkennzahlen oder Gruppenfilter durch. Sobald du die gewünschte(n) Änderung(en) durchgeführt hast, ändert sich das + im hellgrünen Button zu einem Disketten-Symbol um. Außerdem wird dir neben Ansicht in Klammern der Hinweis “ungespeichert” gegeben. Bei Klick auf den Button mit dem Disketten-Symbol werden dir zwei Optionen angeboten:

Wähle die jeweilige Option aus und speichere die Ansicht ab.

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Du kannst die in der Ansicht gespeicherten Einstellungen jederzeit anpassen. Sobald du einen in der Ansicht gespeicherten Wert änderst, erscheint über dem Ansichtsmenü wie erwähnt als Hinweis “ Ansicht (ungespeichert)". Daran erkennst du, dass die aktuellen Einstellungen nicht in der Ansicht gespeichert sind.

Du kannst in diesem Zustand frei zwischen verschiedenen Modulen wechseln, um zum Beispiel in der Mitarbeiterliste mehr Details zu einem der Mitarbeitenden zu bekommen. Wenn du in die Auswertung zurückkehrst, sind die ungespeicherten Änderungen weiterhin vorhanden. Sie "verschwinden" erst, wenn du:

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Im Modul Auswertung bieten wir dir auch vordefinierte Ansichten als Vorlagen an. Hierbei handelt es sich um Vorlagen, die wir für die tägliche praktische Anwendung empfehlen. Folgende Vorlagen stehen dir aktuell zur Verfügung:

Die Vorlagen findest du unter dem + Button: Klicke auf den + Button und das Modal mit diversen Buttons zu den genannten Ansichtsvorlagen öffnet sich. Fährst du mit der Maus über die einzelnen Vorlagen-Buttons drüber, wird dir ein kurzer Erklärungstext angezeigt, wofür sich die jeweilige Vorlage eignet.

Modal Standardansicht Deutschland & Österreich:

Modal Standardansicht Schweiz:

Wenn du dir die Übersicht aller Videos zu den im nachfolgenden erklärten Ansichten ansehen möchtest, dann klicke auf den diesen Button:

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Mit dieser Ansicht können die Zeiten deiner Mitarbeitenden effizienter geprüft und bestätigt werden, indem du per Typ (Filter kleines Augensymbol) zuerst unbestätigte Zeiten kontrollierst. Hierzu zählen:

Du kannst Zeiten gemäß dieser Vorlage nach Arbeitsbereichen bestätigen, d.h. je Arbeitsbereich werden dir die einzelnen Zeiten aufgelistet. Wenn du diese Ansicht auswählst, werden die folgenden Einstellungen hinterlegt:

Anzuzeigende Daten (Augensymbol): Konflikte, Summenzeile, Vorname, Schicht, Foto-Verifizierung (wenn genutzt), Entfernung (wenn genutzt), Planstunden, Planabweichung, Lohn

Gruppierung: Arbeitsbereich

Untergruppierung: keine

Sortierung: Eigene Sortierung

Kennzahlen: Arbeitszeit, bezahle Abwesenheitsstunden, Planabweichung in Stunden, Konflikte

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Die Ansicht bietet dir die Möglichkeit, Zeitdaten von Mitarbeitenden übersichtlich zur Lohnvorbereitung prüfen, bearbeiten und bestätigen zu können. Das heißt, du kannst hiermit explizit überprüfen, wie Mitarbeitende gearbeitet haben, ob sie ihre Sollarbeitszeit erfüllt, Plus- oder Minusstunden gemacht haben und wie der Stand des Arbeitszeitkontos ist.

Nachfolgend findest du noch mal in der Übersicht, welche Daten in der Vorlage schon vorausgewählt sind:

Anzuzeigende Daten (Augensymbol): Konflikte, Summenzeile, Bearbeitungsauswahl, Betrieb, Sollarbeitszeit, Saldo, Arbeitszeitkonto, (Stundenkontensalden), Lohn

Gruppierung: Mitarbeiter

Untergruppierung: keine

Sortierung: Personalnummer/Name (Optional: Arbeitszeitkonto absteigend um sehen zu können, wer am meisten/wenigsten Überstunden hat)

Kennzahlen: Sollstunden, Arbeitszeit, Saldo, Arbeitszeitkonto

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Sobald die Dienstpläne z.B. für einen Monat gespeichert wurden, kannst du dir einen Überblick über Konflikte verschaffen, um noch rechtzeitig korrigierend einzugreifen. Zu den Konflikten zählen bspw. Jugend- und Arbeitsschutzvorgaben oder Systemkonflikte. Wenn die mehr zu den Konflikten erfahren möchtest, lies hier 📖. Welche Einstellungen durch die Vorlage getätigt sind, findest du nachfolgend:

Anzuzeigende Daten (Augensymbol): Konflikte etc.

Gruppierung: Konflikte

Untergruppierung: keine

Sortierung: Eigene Sortierung nach Wichtigkeit: Jugendarbeitsschutz, Arbeitsschutz, Beschäftigungsgrenzen, Überschneidungen, Arbeit an freien Tag

Kennzahlen: Mitarbeiteranzahl, geplante Zeiten

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Diese Ansicht dient dazu, dass du kontrollieren kannst, ob die Werkstudenten während ihrer Vorlesungszeit max. 20h gearbeitet haben. Denn: ein Werkstudent darf grundsätzlich regelmäßig nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, auch wenn er bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist. Nachfolgend findest du eine Auflistung, welche Daten in der Vorlage bereits vorausgewählt sind:

Anzuzeigende Daten (Augensymbol): -

Gruppierung: Mitarbeiter

Untergruppierung: Woche

Filter: Anstellungstyp Student

Sortierung: -

Kennzahlen: Arbeitszeit, Bezahlte Abwesenheitsstunden, Planstunden, Konflikte

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Wenn du deinen Mitarbeitenden pauschale Zuschläge bezahlst, möchtest du kontrollieren, wie viel tatsächlicher Zuschlag in Relation zu pauschalem Zuschlag erarbeitet wurde. Der Vergleich dieser Kennzahlen wird für dich mit der Ansichtsvorlage Zuschlagskonten möglich. Nachfolgend findest du aufgelistet, welche Daten in der Vorlage schon vorausgewählt sind:

Anzuzeigende Daten (Augensymbol): -

Gruppierung: Mitarbeiter

Untergruppierung: keine

Sortierung: Zuschlagskonto absteigend

Kennzahlen: Zuschläge, Zuschlagssaldo, Zuschlagskonto

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In der Schweiz gibt es sogenannte Stundenkonten, worüber die geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeitenden im entsprechenden Konto erfasst werden. Näheres zu Stundenkonten findest du hier 📖. Mit dieser Ansicht hast du eine Übersicht über die Stundenkonten deiner Mitarbeitenden und kannst diese Werte stets im Blick behalten. Nachfolgend findest du noch mal in der Übersicht, welche Daten in der Vorlage schon vorausgewählt sind:

Anzuzeigende Daten:

Konflikte, Summenzeile, Bearbeitungsauswahl, Betrieb, Sollarbeitszeit, Saldo, Arbeitszeitkonto, Lohn

Gruppierung: Mitarbeiter ohne Untergruppierung

Sortierung: Arbeitszeitkonto, absteigend

Filter: Anstellungstyp: Auszubildende - Gehalt, Teilzeit - Gehalt, Vollzeit - Gehalt

Kennzahlen: Nachtarbeitskonto, Überzeitkonto, Überstundenkonto, Arbeitszeitkonto

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Hiermit kann sich ein Überblick über die Tageskonten verschafft werden. Nachfolgend findest du noch mal in der Übersicht, welche Daten in der Vorlage schon vorausgewählt sind:

Anzuzeigende Daten:

Konflikte, Summenzeile, Betrieb, Sollarbeitszeit, Saldo, Arbeitszeitkonto, Lohn

Gruppierung: Mitarbeiter ohne Untergruppierung

Sortierung: Ruhetagskonto aufsteigend

Filter: Anstellungstyp: Auszubildende - Gehalt, Teilzeit - Gehalt, Vollzeit - Gehalt

Kennzahlen: Ferienkonto, Feiertagskonto, Ruhetagskonto, Anzahl bezahlte Abwesenheiten (Tage)

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Für folgende Best-Practices-Ansichten haben wir jeweils ein Video bei unseren Video-Tutorials hinterlegt. Außerdem findest du einige der Best-Practice-Ansichten auch direkt bei unseren Vorlagen. Hier kannst du sehen, wie du die Ansicht für den jeweiligen Fall anlegen kannst.

Wenn du dir die Übersicht aller Videos zu den Ansichten ansehen möchtest, dann klicke auf den nachfolgenden Button:

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