🚩Wichtig zu wissen: In diesem Artikel werden alle verfügbaren Funktionen erklärt. Bitte beachte, dass möglicherweise nicht alle davon in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten sind. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
Zusätzlich zu unseren Standardexporten, die sich primär auf Arbeitszeiten, Lohndaten und Abwesenheiten von Mitarbeitenden beziehen, bieten wir dir nun auch einen individualisierbaren Export an. Mit dem Kennzahlen-Export hast du nun die Möglichkeit, den Export zweistufig gruppieren zu können. Gruppierungsstufen können sein: Mitarbeiter, Arbeitsbereich, Betrieb, Tage, Abwesenheitskategorien uvm. Generell bietet dir der Export verschiedene Kennzahlen pro Gruppierungsebene wie bspw. Planstunden, Sollstunden, Personalkostenquote, Umsätze uvm. Die Export-Funktion für die Kennzahlen findest du in der Auswertung unter dem Button “Export” und wird dir als Excel-Datei ausgegeben.
Navigation
Vorbereitende Aktionen für den Export
Wie du bereits weißt, ist die Ausspielung der Daten im Modul Auswertung zeitraumbezogen. Zusätzlich ist aber hier noch die Gruppierung wichtig. Auf Grundlage der in der Auswertung getroffenen Gruppierungen können die zur Verfügung stehenden Kennzahlen exportiert werden. Relevant hierfür sind Haupt- und - wenn notwendig - die Untergruppierung. Hier kannst du bspw. zwischen Mitarbeiter, Betriebe, Arbeitsbereiche, Tage, Zuschläge usw. wählen. Wählst du keine Gruppierung aus, dann erhältst du im Export die kumulierten Werte der Kennzahlen für den ausgewählten Zeitraum. Führe daher vor dem Export folgende Schritte durch:
Zeitraum auswählen
Hauptgruppierung auswählen
ggf. Untergruppierung auswählen
ℹ️ Hinweis: Ob du einen Filter hinterlegt hast und welche Kennzahlen du in der Ansicht ausgewählt hast, hat keine Auswirkungen auf den Export. Die Daten definierst du hierfür extra über das Modal beim Kennzahlen-Export.
Kennzahlen-Export durchführen
Wenn du einen Zeitraum und mindestens eine Hauptgruppierung ausgewählt hast, dann klicke auf den Export-Button und wähle Kennzahlen-Export aus. Hier wird dir nochmals deine ausgewählte Hauptgruppierung, z. B. Mitarbeiter angezeigt und - falls ausgewählt - die Untergruppierung. Unter Kennzahlen hast du nun folgende Möglichkeiten: Du kannst entweder unter dem Button +Alle hinzufügen alle für möglichen Kennzahlen hinzufügen und diese exportieren. Oder du klickst auf den Stiftbutton neben Kennzahlen und wählst unter den angezeigten Optionen deine Kennzahlen aus. Gruppierst du bspw. nur noch Mitarbeitende, findest du folgende Optionen, unter denen sich die jeweiligen Kennzahlen befinden:
Konten (bspw. Guttagekonto, Arbeitszeitkonto, Zuschlagskonto uvm.)
Zeiten (bspw. Arbeitszeit, Geplante Zeiten, Planabweichung uvm.)
Abwesenheiten (Bezahlte Abwesenheitstage oder -stunden, Krankheitsquote)
Lohn/Gehalt (Lohn, Personalnebenkosten, Arbeitgeberkosten uvm.)
HR (Abgänge, Konflikte, Mitarbeiterfluktuation, Vollzeitäquivalente, Zugänge)
Wähle deine gewünschten Kennzahlen aus und klicke auf den grünen Button Exportieren.
ℹ️ Hinweis: Je nachdem, was du als Haupt- und ggf. Untergruppierung auswählst, werden dir alle oder spezifische Optionen zur Auswahl der Kennzahlen angezeigt. Wählst du bspw. als Hauptgruppierung Betriebe oder Arbeitsbereiche aus, wird dir im Gegensatz zur Gruppierung nach Mitarbeitenden noch die Option Controlling für die Auswahl von Controlling-Kennzahlen wie Umsatz, Umsatzproduktivität, Personalkostenquote usw. als Auswahlmöglichkeit angezeigt.
Best Practices der Kennzahlen-Exporte
Hier haben wir dir ein paar Anwendungsfälle aus der Praxis zusammengestellt, für die du den KPI-Export im täglichen Gebrauch nutzen kannst. Wähle zunächst immer den Zeitraum aus, den du exportieren möchtest. Wähle eine Hauptgruppierung und ggf. eine Untergruppierung aus. Gehe dann auf den Button Export und wähle den Kennzahlen-Export aus. Klicke auf das Stiftsymbol neben Kennzahlen und wähle deine gewünschten Kennzahlen und die Reihenfolge aus. Anschließend kannst du den Export durchführen.
Arbeitszeiten von Mitarbeitenden nach Arbeitsbereichen
Dieser Export ist dafür da, damit du sehen kannst, wie sich die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden und dementsprechend auch die Kosten je Arbeitsbereich aufteilen. Wähle als Hauptgruppierung Arbeitsbereiche und als Untergruppierung Mitarbeiter aus. Gehe dann auf den Button Export und wähle den Kennzahlen-Export aus. Klicke auf das Stiftsymbol neben Kennzahlen und wähle unter "Zeiten" die Kennzahl "Arbeitszeit" aus. Anschließend kannst du den Export durchführen.
Hinweis: Sollten für dich für diesen Export auch noch die Kosten relevant sein, kannst du diese Kennzahl ebenfalls noch auswählen.
Einstellungen für den Export:
Hauptgruppierung: Arbeitsbereiche
Untergruppierung: Mitarbeiter
Kennzahlen: Arbeitszeit, (ggf. Kosten)
Planabweichung
Mit diesem Export kannst du dir Daten ausgeben lassen, die dir ein Bild über deine Planungsqualität geben. Anhand des Exports kannst du sehen, an welchen Tagen mehr gearbeitet wurde als ursprünglich geplant war. Diese Information kannst du als Basis zur Einschätzung der Qualität der Planung nutzen. Wähle als Hauptgruppierung Tage und als Untergruppierung Arbeitsbereich / Mitarbeiter aus. Gehe dann auf den Button Export und wähle den Kennzahlen-Export aus. Klicke auf das Stiftsymbol neben Kennzahlen und wähle unten genannte Kennzahlen aus.
Einstellungen für den Export:
Hauptgruppierung: Tage
Untergruppierung: Arbeitsbereich / Mitarbeiter
Kennzahlen: Anzahl Mitarbeiter, Arbeitszeit, Planstunden, Planabweichung
Kostenübersicht
Dieser Export gibt dir alle Daten aus, um den Überblick über deine Personalkosten zu behalten und zeigt dir ebenfalls an, wie die Qualität deiner Planung ist. Sobald die Dienstpläne z. B. für einen Monat gespeichert wurden, kann man sich einen Überblick über die bestehenden, bzw. noch entstehenden Kosten der Einheiten verschaffen. Hier empfehlen wir kalkulatorische Kosten zu verwenden.
Einstellungen für den Export:
Hauptgruppierung: Betriebe
Untergruppierung: Arbeitsbereiche
Kennzahlen: Lohn, Zuschläge, Personalnebenkosten, Arbeitgeberkosten
Zuschlagskonten
Dieser Export dient der Kontrolle der Zuschläge, d.h. wieviel Zuschlag in Relation zum pauschalen Zuschlag (wenn vorhanden) erarbeitet wurde. Daraus kannst du ableiten, ob deine Mitarbeitenden tendenziell mehr oder weniger als den pauschalen Zuschlagswert erwirtschaften und wie sich das auf deine Personalkosten auswirkt.
Einstellungen für den Export:
Hauptgruppierung: Mitarbeiter
Untergruppierung: Keine (Zuschläge ohne Funktion)
Kennzahlen: Zuschläge, Zuschlagssaldo, Zuschlagskonto
Abwesenheiten pro Betrieb/Arbeitsbereich
Wenn du wissen möchtest, wie hoch die Anzahl der Abwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum in deinem Betrieb ist oder wenn du die Abwesenheitstage deiner Arbeitsbereiche vergleichen möchtest, eignet sich dieser Export. Bspw. kannst du über die Höhe der Krankheitstage die Krankquote ermitteln und die Zufriedenheit deiner Mitarbeitenden ableiten. Wenn du möchtest, kannst du dir in diesem Export auch direkt noch die Krankquote ausgeben lassen, wenn du die entsprechende Kennzahl Krankheitsquote auswählst. Die Krankheitsquote zeigt dir das Verhältnis von Krankheiten zum Soll der Mitarbeitenden an.
Einstellungen für den Export:
Hauptgruppierung: Abwesenheitskategorien
Untergruppierung: Arbeitsbereich / Betrieb
Kennzahlen: Anzahl bezahlte Abwesenheiten, Bezahlte Abwesenheitsstunden, Lohn, Arbeitgeberkosten, Krankheitsquote
Betriebskennzahlen
Voraussetzung dafür, dass du dir diese Kennzahlen exportieren kannst, ist die Einrichtung und Nutzung der Planungsdaten (POS). Mit dem Export behältst du deine Betriebskennzahlen wie Umsatz, Umsatzproduktivität, Personalkostenquote u. a. im Blick. Diese Kennzahlen helfen dir bei der kennzahlenbasierten Dienstplanung im Modul Dienstplan für eine kostenoptimierte Dienstplanung.
Einstellungen für den Export:
Hauptgruppierung: Betriebe / Arbeitsbereiche
Untergruppierung: Arbeitsbereiche
Kennzahlen: Umsatz, Umsatzproduktivität, Personalkostenquote, Arbeitgeberkosten
Gearbeitete Tage
Voraussetzung für den Export dieser Kennzahlen ist das Plus- oder Professional-Paket. Dabei gilt: Werden Mitarbeitende an einem Tag in mehreren Schichten eingeteilt, wird das dennoch als ein Arbeitstag gezählt.
Die Kennzahl „Tage“ zeigt dir, an wie vielen Tagen Mitarbeitende in einem bestimmten Betrieb oder in einer bestimmten Schicht gearbeitet haben
Einstellungen für den Export:
Hauptgruppierung: Mitarbeiter
Untergruppierung: Keine Untergruppierung
Kennzahlen: Tage, Arbeitszeit
Filter: Schicht nach Wahl u./o. Betrieb nach Wahl