🚩Bitte beachte, dass dieser Lohnexport möglicherweise nicht in deinem aktuell gebuchten Paket📦 enthalten ist. Über diesen Artikel bekommst du einen schnellen Überblick über die jeweiligen Pakete und Inhalte.
gastromatic verfügt über einen Export, um erfasste Arbeitszeiten und Abwesenheiten aus gastromatic in das DATEV Modul Lohn & Gehalt zu importieren. Der neue DATEV Lohn & Gehalt- Export bietet neue und verbessert Einstellungsmöglichkeiten und Funktionen.
Was ändert sich zum "alten" Datev Lohn & Gehalt-Export?
Es ist möglich pro Anstelltyp (Gehaltsempfänger, Stundenlöhner) eine Lohnart für Abwesenheiten zu speichern. Somit ist es nicht mehr notwendig, Gehaltsempfänger und Stundenlöhner getrennt voneinander zu exportieren.
Ab sofort kann eine Lohnart für die reine Statistik eintragen werden. Nicht gewertete Abwesenheiten in gastromatic werden demnach übergeben.
Es gibt nur noch eine ini-Datei für die Einrichtung der Exports.
Es kann ganz genau entschieden werden, welche Daten für den Export berücksichtig werden sollen: Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten.
🚀Du verwendest bereits den alten Datev-Export und möchtest nun auf den neuen Datev-Export wechseln? Dann befolge unsere kleine Anleitung:
Prüfe und passe ggf. die Lohnarten in den Abwesenheiten (Gehaltsempfänger, Lohnempfänger, Statistisch) an . Hinweis: Alle weiteren Lohnarten für Löhne und Zuschläge wurden bereits für dich übernommen.
Lasse deinem Lohnbüro die neue ini-Datei zukommen. Solltest du zusätzlich deinem Lohnbüro eine Anleitung versenden wollen, stellen wir dir diese Datei zur Verfügung:
Einrichtung in DATEV LuG.pdf
Navigation
Voraussetzungen
Um den neuen DATEV-Export nutzen zu können, muss der Lohnexport über gastromatic freigeschaltet sein. Ebenfalls müssen einige Einstellungen in gastromatic vorgenommen werden um einen erfolgreichen Export durchführen zu können:
Personalnummer: Für jeden Mitarbeitenden muss in gastromatic eine Personalnummer hinterlegt sein, die identisch zu jener in DATEV LuG ist.
Kostenstellen: Wird mit Kostenstellen gearbeitet, so müssen für die verschiedenen Organisationseinheiten ebenfalls die Kostenstellennummern hinterlegt werden.
Lohnart und Ausfallschlüssel: Bei den Löhnen, Zuschlägen, Abwesenheiten und den Saldokorrekturen müssen Lohnart und Ausfallschlüssel hinterlegt sein, die identisch zu denen in DATEV LuG sind. Diese kannst du bei deinem Lohnbüro erfragen.
Lohn: Alle Mitarbeitende müssen in gastromatic einem Lohn zugeordnet sein, sonst werden diese nicht in die Export Datei übertragen.
Schnittstellenbeschreibungs-Datei (ini-Datei): Um die DATEV-Exportdatei ohne weitere Konfiguration in Datev importieren zu können, ist die Einrichtung in DATEV LuG mithilfe einer ini-Datei notwendig. Alternativ können die Informationen auch manuell anlegt werden.
Einrichtung in gastromatic
Löhne
Für jeden stündlichen Lohn muss die Lohnart eingetragen werden. Dazu gehst du in die Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung - Löhne.
Es ist für jedes Modell auf der linken Seite möglich die Lohnart einzutragen. Um in allen Modellen mit Stundenlohn die entsprechende Lohnart einzutragen, klickst du auf das Modell und auf der rechte Seite auf Lohnart. Anschließend kannst du über
➕Programm das Lohnprogramm auswählen und die Lohnart eingeben.
Ob es sich bei dem Modell um ein stündliches Modell handelt, siehst du in den Einstellungen des Modells. Dort siehst du auch für welchen Anstellungstyp das Modell freigegeben ist. Denn die Lohnarten unterscheiden sich oftmals innerhalb der Anstellungstypen.
Zuschläge
Bei der Einrichtung der Lohnart in den Zuschlägen gehst du ähnlich wie bei den Löhnen vor (Einstellungen - Vertragsdaten - Vergütung- Zuschläge).
Du öffnest das Modell für den entsprechenden Zuschlag und gehst auf der rechten Seite unterhalb der Einstellungen auf Lohnart.
Anschließend klickst du auf ➕Programm, wählst dein Lohnprogramm aus und gibst die Lohnart ein.
Abwesenheitskategorien
Für Abwesenheiten werden die Lohnart und der Ausfallschlüssel benötigt. Angaben müssen für bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten getroffen werden. Dazu gehst du in Einstellungen - Abwesenheiten - Abwesenheitskategorien. Bei bestehenden Abwesenheitskategorien kannst du Lohnart und Ausfallschlüssel eintragen, indem du auf die Abwesenheit klickst, diese bearbeitest und speicherst. Du kannst sowohl Ausfallschlüssel und Lohnart für Gehaltsempfänger als auch für Lohnempfänger hinterlegen, diese werden im Export immer in Stunden und als Kalendererfassung ausgegeben.
Zusätzlich kannst du eine Lohnart für die reine "Statistik" eintragen. Hierbei werden die Abwesenheiten nur als Kalendererfassung in Tagen übermittelt. Eine Auswahlmöglichkeit zwischen der Kalender- oder Monatserfassung gibt es nicht.
🚀 Beispiel: Dein Mitarbeitender hat eine 5-Tage-Woche. Du trägst ihm Urlaub von Montag bis Sonntag ein. Bezahlt werden 5 Tage, statisch erfasst werden 7 Tage.
Saldokorrekturen
Saldokorrekturen werden in der Auswertung verwendet, um eine Auszahlung oder einen Auf- bzw. Abbau von Überstunden vorzunehmen. Für Saldokorrekturen werden die Lohnart und/oder der Ausfallschlüssel benötigt. Diese Angaben müssen beim Erstellen einer Saldokorrektur angegeben werden, nachträglich ist dies nur möglich, wenn man die Saldokorrektur löscht und erneut erstellt.
Kostenstellen (optional)
Arbeitest du mit Angabe der Kostenstellen, kannst du diese auf Betriebs- oder Arbeitsbereichsebene angegeben. Gehe hierzu in die Einstellungen - Verwaltung - Betriebe und bearbeite über das Stift-Symbol den betreffenden Betrieb. In den Stammdaten gibst du die Kostenstellen für den Betrieb an oder auf Arbeitsbereichsebene in den einzelnen Arbeitsbereichen.
ℹ️ Hinweis: Kostenstellen für die Arbeitsbereiche überschreiben die Kostenstellen auf Betriebsebene.
Einrichtung in DATEV LuG + Anleitung für das Lohnbüro
Auch in DATEV muss zunächst eine Einrichtung vorgenommen werden. Zunächst muss vor dem ersten Import eine Formatbeschreibung angelegt werden. Wir bieten dazu eine ini-Datei an, die sich jeweils für die Kalender- und die Monatserfassung eignet.
ini-Dateien um den Import einzurichten:
datev_gastromatic_ini-Datei_2023.zip
Anleitung (PDF-Datei) für das Lohnbüro:
Einrichtung in DATEV LuG.pdf
Lade die entsprechende Datei herunter und speichere diese auf dem PC ab. Die Datei wird über Extras - ASCII-Import Assistenten - Neu - "gastromatic" - importieren in DATEV LuG eingepflegt.
Öffne hierzu den Assistenten und klicke auf "Neu".
Vergib unter Hersteller-Formatbezeichung einen Namen und klicke anschließend auf "Importieren" und wähle die heruntergeladene datev_gastromatic_ini-Datei_2023.txt Datei aus. Eventuell musst du "Alle Dateien" auswählen um sie angezeigt zu bekommen.
Klicke dann auf "Fertig stellen".
Starte DATEV LuG nach erfolgreichem Import bitte neu. Die Einrichtung ist nach diesem Schritt abgeschlossen und du kannst nun die Schnittstelle nutzen.
Arbeitszeitdaten exportieren und in DATEV LuG importieren
Das DATEV-Export-Feature funktioniert über den Export und Download einer Datei durch gastromatic. Diese exportierte Datei wird dann wiederum in DATEV importiert, und DATEV übernimmt die Daten automatisch (siehe Voraussetzungen).
ℹ️ Hinweis: Du kannst sowohl für Lohn- als auch für Gehaltsempfänger bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten in einer Datei exportieren.
Der Download wird in der Auswertung über das Feld "Export" in den Aktionen generiert. In dem Dropdown-Menü wählst du dann den DATEV Lohn & Gehalt-Export Neu aus. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Menü für den „DATEV Export“.
Als erstes siehst du den Abrechnungszeitraum, den du ausgewählt hast. Sind Daten ggf. nicht vollständig gepflegt, wird dir dies oben als Konflikt angezeigt. So kannst du direkt die Lohnart/Ausfallschlüssel bei Löhnen, Zuschlägen oder Abwesenheiten noch nachtragen.
Es wird in zwei verschiedene Kategorien: “Zeiten & Zuschläge” sowie “Genehmigte Abwesenheiten”. Die beiden Kategorien können grundsätzlich über den Regler aktiviert oder deaktiviert werden. Damit entscheidest du, ob du die Zeiten und Zuschläge sowie Genehmigte Abwesenheiten für den Export mit exportieren möchtest oder nicht.
Zeiten & Zuschläge
Du wählst zunächst aus, ob den die Daten in Kalender- und Monatserfassung exportieren möchtest.
Kalendererfassung: Die Zeitdaten deiner Mitarbeitenden werden für jeden einzelnen Tag in LuG übernommen.
Monatserfassung: Diese exportiert die Daten deiner Mitarbeitenden kumuliert für den ausgewählten Zeitraum.
ℹ️ Hinweis: Die Auswahl, die du hier tätigst hat keinen Einfluss auf die Ausgabe der Abwesenheiten im Export. Abwesenheiten werden ausschließlich als Kalender exportiert.
Weiter kannst du entscheiden, ob oder. welche Zeitdaten und Zuschläge im Export enthalten sein sollen. Möchtest du bspw. nur Zuschläge exportieren, so hakst du mit einem Klick auf die Kacheln diese Kategorien ab und lässt nur die Zuschläge aktiviert.
Ausgewählte, zu übertragenden Daten sind für den Export aktiviert, wenn sie grau hinterlegt sind. Sind einige dieser Daten ausgegraut, liegen diese im ausgewählten Zeitraum nicht vor. Weiß hinterlegte Daten sind für den Export vorhanden, jedoch nicht ausgewählt.
Genehmigte Abwesenheiten
Das Erfassungsformat der einzelnen Abwesenheitskategorie wird in den Einstellungen der Abwesenheiten festgelegt. Grundsätzlich werden Abwesenheiten in Kalender übergeben.
Liegen Abwesenheiten in dem ausgewählten Zeitraum vor, werden dir diese pro Kategorie aufgeführt. Du kannst einzelne Abwesenheiten für den Export rausnehmen oder alle angehakt lassen.
Abschließend gibst du die Berater- und Mandantennummer an. Weiterhin kann der Export mit Kostenstellen mittels Anhaken des entsprechende Kästchens aktiviert werden, sofern Kostenstellen verwendet und eingepflegt sind. Zum Schluss bestimmst du, ob die Dauer in netto oder brutto exportiert werden soll. Netto Arbeitszeiten sind exklusive und Brutto Arbeitszeiten inklusive Pausen. Um den Export zu starten, klickst du nun auf "exportieren" und du erhältst eine datev.txt-Datei.
Die aus gastromatic exportierte Datei muss nun in DATEV LuG importiert werden. Öffne hierzu die Kalender-/Monatserfassung in DATEV. Klicke oben im Menü auf "Erfassen" und wähle über "Bewegungsdaten" den Punkt "Importieren" aus.
Eine neue Maske öffnet sich. Gebe zunächst den Monat der Übernahme an. Als Hersteller verwendest du die Formatbeschreibung, die du bei der Einrichtung der Schnittstelle erstellt hast. Über die Dateiauswahl wählst du dann die aus gastromatic exportierte Datei aus.
Besonderheiten - gastromatic vs. Datev Lohn & Gehalt
Variable Arbeitstage in DATEV LuG
Kommt es beim Import von Abwesenheiten in DATEV Lohn und Gehalt zur Fehlermeldung, dass die Stunden nicht zum Abwesenheitstag passen, liegt die Ursache sehr wahrscheinlich bei den variablen Arbeitstagen in gastromatic vs. fixe Arbeitstage in DATEV LuG.
Grundsätzlich gibt es nun 3 Optionen:
Du belässt es bei den variablen Tagen in gastromatic und den fixen Arbeitstagen in DATEV und behebst die Fehler manuell in DATEV.
Du änderst die Tage in gastromatic zu fixen Tagen, somit kann bspw. eine bezahlte Krankheit nicht mehr am Wochenende sein.
Du passt die variablen Tage in DATEV an.
Wir empfehlen dir das Anstellungsverhältnis abzubilden, d. h. wenn du variable Tage mit deinem Mitarbeitenden vereinbart hast und somit eine Krankheit auch am Wochenende sein kann, sowohl in gastromatic als auch in DATEV die variablen Tage zu nutzen.
In gastromatic nimmst du diese Einstellung im Anstellungsverhältnis vor, d. h. bei variablen Tagen klickst du keinen Wochentag an.
In DATEV LuG nimmst du diese Einstellung unter Stammdaten - Arbeitszeiten - Wöchentliche Sollarbeitszeit (bzw. monatliche Sollarbeitszeit) vor. Im Hilfecenter von DATEV findest du weitere Informationen zur wöchentlichen und monatlichen Sollarbeitszeit.
